O que é RFP como fazer uma?

Já ouviu falar em RFP ou Request for Proposal? É um termo muito comum usado em Gestão de Projetos. Mas por que é importante, como fazer e o que é RFP? Essas informações podem contribuir para redução de custos na área de Telecomunicações e TI.

Isso é o que vamos considerar agora. Mas primeiro vamos considerar o que é uma RFP (Request for Proposal) e como ela pode tornar sua Gestão de Projetos mais eficiente.

O que é RFP?

RFP é a sigla para Request for Proposal, que significa solicitação de proposta, ou seja, que a empresa está aberta a receber propostas para aquisição de produtos ou contratação de serviços. 

Quando a empresa planeja comprar um produto ou contratar um serviço, a melhor maneira é notificar os possíveis fornecedores para que mais profissionais apresentem ideias e soluções, possibilitando a melhor tomada de decisão. 

RFP é um convite enviado aos fornecedores para apresentarem propostas de vendas de produtos ou serviços. Ao envolver vários fornecedores num processo de aquisição, aumenta a capacidade de negociação e o poder de compra da empresa.

A elaboração desse documento precisa de atenção cuidadosa, pois por meio dele os fornecedores usarão sua criatividade para oferecer soluções eficientes para a empresa. 

Para que a RFP garanta a eficiência do processo de aquisição, é importante seguir uma metodologia e linguagem técnica específicas na gestão de projetos.

Existem outras variações que formam o triângulo: RFI (Request for Information), RFP (Request for Proposal) e RFQ (Request for Quotation). Não iremos aprofundar nessas variantes, mas se achar necessário se aprofundar nesta informação você poderá facilmente encontrar definições na web.

Visto que se trata de um documento bem elaborado, com termos técnicos específicos e detalhados que demanda tempo na preparação, surge a pergunta: preciso mesmo de uma RFP (Request for Proposal) na aquisição de um produto ou serviço na área de Telecomunicações e TI?

Porque é importante para a Gestão de Projetos

Quais as vantagens em fazer uma RFP? Veja:

• Fornece um padrão comum, facilitando comparação de lances;
• Formaliza a relação entre empresa e fornecedor;
• Aumenta a credibilidade da empresa no mercado por demonstrar um processo aberto e transparente nas compras;
• Aumenta o poder de compra e o processo de decisão ao receber várias propostas de fornecedores;
• Elimina o processo de subjetividade e racionaliza a seleção do fornecedor;
• Permite a larga escala de distribuição;
• Estabelece um cronograma formal de entrega de informações.

Como vimos, o tempo que demanda na elaboração desse documento é compensado pelos benefícios que ele atinge. Portanto, fazer uma RFP (Request for Proposal) ao adquirir um produto ou serviço na área de Telecomunicações e TI é fundamental na gestão de projetos e contribui para redução de custos. 

A RFP no setor de Telecomunicações

Qual o papel da RFP na gestão de telecom? Para a área de TI, a RFP de telecomunicações é essencial. A contratação de serviços de telecom é complexa e possui exigências técnicas específicas e vários detalhes financeiros a serem atendidos.

A RFP pode ser usada em qualquer serviço relacionado a telecomunicações, podemos destacar a contratação de consultoria de telecomunicações e a contratação de operadoras de telecom. 

Assim é possível garantir que o parceiro escolhido traga o melhor projeto de telecomunicações, tenha a tecnologia necessária para automatizar a gestão e tenha a equipe especializada para análise de índices de melhorias em processos.

Mas como fazer uma RFP? É o que veremos agora.

Como fazer uma RFP

Antes de elaborar uma RFP, é necessário fazer a análise de requisitos de um projeto de Telecomunicações e TI. A análise elaborada corretamente, será incluída no RFP com economia de tempo e esforço. Além disso, estabelece uma linguagem comum entre a gestão de projetos e o processo de aquisição.

Entender como fazer uma RFP, envolve definir previamente as seguintes informações:

• Requisitos administrativos;
• Como as informações dos fornecedores serão apresentadas;
• Requisitos técnicos do produto ou serviço a serem adquiridos;
• Gerenciamento de requisitos da RFP;
• Como serão apresentadas as informações de preço;
• Como será o processo de avaliação das propostas.

Preparar uma RFP envolve organizar e planejar o projeto, treinamento do pessoal interno, desenvolvimento do budget e definição do projeto de aquisição do produto ou serviço.

Em gerenciamento de requisitos da RFP deve conter o desenvolvimento e implantação de sistemas, manutenção e suporte. As propostas dos fornecedores devem ser detalhadas quanto às estruturas e preços de hardware, software, implantação de projetos, treinamento e outros itens.

Após definir todos os detalhes do projeto, pode-se iniciar a elaboração do documento. Para isso segue alguns passos.

1.Descrição

A descrição deve ser feita com cuidado, pois não pode ser restritiva demais. A empresa pode demonstrar sua necessidade sem especificar diretamente a solução que ela precisa. Isso dá ao fornecedor a oportunidade de serem criativos na solução dos problemas ao invés de apenas seguir uma lista de solicitações.

2. Destinatários

A RFP deve ser enviada apenas aos fornecedores bem selecionados. É um documento corporativo sério e não deve ser divulgado a todas as empresas. Escolher boas empresas para receber esse documento influencia diretamente na qualidade das soluções oferecidas. Dessa forma, os colaboradores responsáveis pela gestão de projetos devem pesquisar empresas confiáveis e de boa qualidade para participar desse processo.

3. Definir o padrão da apresentação das propostas

Para facilitar a análise, as propostas devem ser padronizadas. Se cada empresa apresentar proposta em formatos diversos, demandará mais tempo na análise e dificultará as comparações.

4. Como analisar as propostas

Um dos pontos mais importantes é escolher o fornecedor que melhor atende suas necessidades. Assim, analise cuidadosamente todas as propostas para identificar o melhor custo/benefício. Resista à tentação de analisar apenas as que estão na faixa de preço que você espera. Muitas vezes é mais benéfico optar por uma proposta que seja um pouco mais cara do que escolher uma barata e incompleta. 

Compreender como fazer uma RFP não é tão complicado. Entretanto, o processo de análise das propostas é mais complexo. Por ser uma decisão tão importante e que irá impactar em seu negócio, merece muita atenção e dedicação nas análises.

A RFP (Request for Proposal) tem o poder de ajudar sua empresa a encontrar soluções melhores para aumentar sua produtividade e maximizar seus lucros. Por isso, ela é uma importante ferramenta para cortar gastos desnecessários na área de Telecomunicações e TI, então é uma boa ideia incluí-la na gestão de projetos da sua empresa. 

Seja para aquisição de novos equipamentos, para uma gestão econômica ou para contratação de serviços fundamentais à sua empresa, planeje muito bem a gestão de projetos e analise cuidadosamente cada RFP.

Mas, saber como fazer uma RFP é só o começo. Algumas empresas não contam com mão de obra disponível para cuidar deste projeto e precisam de ajuda. Então, se você precisa de um especialista na redução de custos na área de Telecomunicações e TI para ajudá-lo com isso, fale conosco.