Você, olhando de fora, acha mais importante cortar gastos na empresa ou aumentar as vendas? Embora essa pergunta pareça ter uma resposta óbvia, não é tão simples.
Alguns gastos sobem conforme as vendas aumentam, então neste caso, o lucro da empresa não acompanha o crescimento. Assim, podemos dizer que cortar gastos é tão importante quanto vender.
Redução de custos não é uma conversa rápida, há muito a ser dito sobre isso.
Até porque, os gastos estão em constante transição. Eles são amplamente influenciados por mudanças na política, mercado, aumento do dólar, etc. Essas mudanças impactam os custos sem aviso e é difícil administrar essa pressão nas contas da empresa.
Por isso é essencial ter uma rotina de análise e corte de gastos na empresa.
Cortar gastos na empresa precisa ser uma rotina
Como mencionamos acima, o crescimento da empresa não depende somente do quanto ela vende, depende também do quanto ela gasta, por isso é importante cortar gastos na empresa.
Entretanto, nenhuma empresa funciona sem gastar nada, é necessário adquirir serviços, materiais e insumos. Então, como podemos reduzir os custos da empresa sem comprometer as operações?
Ter procedimentos que fluem nos departamentos para um constante controle, análise, planejamento e monitoramento, são as chaves para o sucesso.
Vamos destrinchar bem estes pontos para te dar muitos insights para reduzir seus gastos. Mas antes, vamos alinhar nossa linguagem, relembrando alguns conceitos básicos que explicam os gastos.
Gastos, despesas e custos
Dependendo da finalidade, cada saída de recurso qual pode ter um conceito diferente dentro da sua empresa. Por isso, é necessário entender cada conceito e utilizar aquele que melhor se adequa a sua realidade e da sua empresa.
Custos: são saídas de recursos relacionados diretamente ao que é produzido na empresa.
Despesas: são saídas de recursos que garantem o funcionamento da empresa, mas não estão diretamente ligados à produção.
Gastos: termo usado para se referir a todas as saídas de recursos da empresa.
Alguns especialistas não classificam custos como gastos, já que o dinheiro retorna a empresa na venda do produto ou serviço.
No entanto, para facilitar a abordagem em nosso texto, vamos generalizar e classificar todas as saídas de recursos como “gastos”. Seja ela para a aquisição de bens e serviços diversos, impostos ou qualquer outra coisa.
Agora que você já conseguiu entender e relembrar conceitos básicos sobre o assunto, veja então como você pode começar a cortar gastos na empresa.
Por onde começar?
As compras por “impulso” que fazemos ao clicar nos anúncios da internet, raramente acontecem nas empresas. Quando um gestor aprova uma compra, é por necessidade.
Por isso é tão difícil saber como cortar gastos na empresa. Aparentemente tudo é essencial.
Entretanto, sempre há margem para melhorias.
Vamos pontuar algumas sugestões para você começar na sua jornada de organizar processos contínuos para cortar gastos na empresa.
Controle financeiro
Você sabe exatamente com o que gasta na empresa?
Certamente você tem em mãos um relatório dos valores gastos na aquisição de bens e serviços. Mas será que você conhece estes gastos e o que está envolvido neles?
Veja algumas informações importantes que você precisa checar para verificar se há margem para cortar gastos na empresa:
- como está meu fluxo de caixa?
- você sabe bem quanto vai receber e quando?
- consegue equilibrar a entrada e saída de recursos de sua empresa?
- será que utilizamos todos os materiais que compramos?
- será que o serviço que contratei está sendo utilizado na totalidade?
Um estudo profundo destas respostas vai te ajudar a perceber por onde começar na questão de corte de gastos na empresa.
Além disso, você pode delegar o levantamento dos relatórios mensais para que sua análise seja fácil e constante. Principalmente para que tenha uma visão mais externa do relatório, sem vícios criados quando nós mesmos o escrevemos.
Crie os processos automatizados que permitam o levantamento de dados e indicadores que o ajudem a identificar problemas rapidamente.
Este fluxo pode ajudar a manter uma rotina que identifique rapidamente onde cortar gastos na empresa.
Planejamento
Enquanto faz a análise acima, aproveite para montar um planejamento dos seus gastos para os próximos meses e assim já ir pensando em como cortar gastos na sua empresa.
Além de ter um planejamento das despesas fixas, você poderá também alinhar uma previsão de vendas com um plano de compra de matéria-prima e insumos.
Ter um planejamento assim ajuda a traçar metas tangíveis para o corte de gastos na empresa ser feito de maneira mais assertiva e sem dar tiros no pé.
Agora que você entendeu por onde começar a cortar gastos, vamos colocar algumas áreas que costumam dar margem para economizar nos gastos.
Como reduzir gastos da empresa?
A sugestão é sempre ir devagar e por partes. Vamos separar algumas áreas que você provavelmente terá margens para cortar gastos na empresa.
Instalações
Reduzir os custos com as instalações da empresa geralmente tem impacto direto sobre os resultados, já que estes gastos não estão diretamente ligados ao processo produtivo.
O que você pode fazer para cortar estes gastos?
Crie ações para economizar água e energia. Reutilize água, estude como melhorar a instalação elétrica de cada local, substitua equipamentos que consomem muito, acondicione mais pessoas no mesmo ambiente, etc.
Outra despesa alta é a do aluguel. Recentemente a pandemia abriu muito espaço para economia nesta área.
Algumas empresas colocaram parte da equipe em home office, se mudaram para locais menores e até negociaram com proprietários aluguéis menores.
Com certeza essa é uma das melhores formas de cortar gastos na empresa, principalmente no momento instável que vivemos hoje em dia. Com isso, o ideal é sempre partir para a pesquisa e negociação com proprietários e colaboradores.
Financeiro
Negocie a redução de taxas bancárias e solicite ajuda contábil para verificar se sua empresa está enquadrada no melhor regime tributário possível e assim conseguir cortar gastos na empresa.
Desperdício zero
Conscientize a equipe a utilizar bem os recursos da empresa. Adote uma política de desperdício zero, seja no processo produtivo ou no cafezinho que fica no copo.
Reveja os processos da empresa e adote ações para evitar impressões desnecessárias e erros comuns que consomem recursos.
Equipe
Criar estratégias para melhorar a produtividade dos colaboradores é uma ótima forma de aproveitar melhor seus recursos e cortar gastos na empresa.
Além disso, também é importante analisar a utilização da equipe em horas extras ou em banco de horas.
Evite a rotatividade, contratações e demissões também geram despesas.
Avaliando gastos essenciais
Alguns gestores relutam em analisar os gastos com serviços/produtos que consideram essenciais. No entanto, essas áreas costumam gerar economias substanciais na empresa se estiverem bem empregadas.
Veja alguns exemplos de como isso pode ajudar a cortar gastos na empresa.
Licenças de software
Essa é uma área que costuma pesar bastante no orçamento das empresas. No entanto, surge a pergunta, será que estes softwares estão sendo bem empregados?
Certamente eles são úteis, mas será que poderiam ser substituídos por outros que seriam melhor empregados ou mais baratos?
Internet
Quem se atreveria dizer que a internet não é essencial? Com certeza é! No entanto, ainda há a necessidade de olhar com atenção para verificar se há margens para reduzir gastos na empresa. Como?
São três as estratégias:
- negociação ou troca de prestadoras de serviço;
- alteração do pacote de dados;
- maximizar o uso, reduzindo os gastos em outras áreas.
Essa última estratégia, é um recurso que pode ser adotado em todos os casos. Reuniões online podem reduzir os custos logísticos e economizar tempo da empresa.
Também pode ajudar na redução dos gastos em telefonia.
Telecomunicações
O uso do telefone está naturalmente diminuindo ao passo que as pessoas estão se acostumando com o ambiente online.
Mas você já verificou se o plano de telefonia que sua empresa usa está acompanhando esta tendência?
Além disso, é aconselhável instalar sistemas de controle para verificar se os colaboradores estão usando adequadamente estes serviços, evitando desperdício.
Nós já fizemos um artigo completo sobre a Gestão de Telecomunicações que será muito útil para você cortar gastos na empresa nesta área. Você pode saber mais a respeito no seguinte artigo Gestão Eficaz de Telecomunicações: como começar
Cuidado para não cortar demais
É um efeito colateral que pode acontecer a quem tem uma rotina para o corte de gastos na empresa.
Na busca de reduzir cada vez mais, algumas empresas acabam afetando seriamente suas operações por utilizarem de produtos ou serviços que não oferecem a qualidade necessária.
Por exemplo, trocar um plano de telefonia para uma operadora que não oferece cobertura em todas as áreas que você precisa pode interferir diretamente no atendimento e nas vendas.
Percebe como é necessário equilibrar bem o corte de gastos?
Por isso, a Telecomplus se oferece para ajudar empresas a reduzirem seus custos de telecomunicações e T.I. sem interferir nas operações da empresa.
Nossa equipe conta com profissionais que possuem muita expertise técnica para ajudá-lo a analisar todos os fatores envolvidos para cortar gastos na empresa.
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Fabio Furlan é Fundador e Diretor na Telecomplus.
