Gestão Eficaz de Telecomunicações: como começar

É importante ter uma gestão eficaz de telecomunicações? A crise gerada na pandemia nos ensinou que é crucial!

De repente as pessoas não podiam sair de casa. As empresas precisavam de soluções para manter suas operações remotamente. 

Então, começou um “corre-corre” para se adaptar às circunstâncias. De uma hora para outra, tudo começou a girar em torno das telecomunicações. Que cenário desafiador!

O fato é que as coisas se transformaram e não voltarão a ser exatamente como eram. As empresas estão buscando equilibrar as relações online e presenciais para garantir a produtividade e o custo baixo.

Com isso em mente, a gestão eficiente em telecomunicações se tornou algo muito necessário nas empresas, independentemente do seu tamanho ou número de funcionários. 

As telecomunicações se tornaram a chave para que os funcionários trabalhem de qualquer lugar, tornando possível que as empresas se comuniquem com alto padrão de qualidade, dando aos seus clientes um atendimento eficiente e personalizado. 

Onde a gestão de telecomunicações poderia operar para melhorar as comunicações da empresa? Abaixo listamos algumas das suas atuações.

• Telecom envolve: telefonia e videoconferência, transmissão e televisão interativa, mensagens instantâneas, e-mail, colaboração eletrônica distribuída e uma variedade de comunicações e transmissões de dados baseadas na web e na internet;

• Técnicas de gerenciamento de chamadas encaminhadas para funcionários hábeis à cada tipo de consulta, opções de direcionamento como “Pressione 1 para… Pressione 2 para…” agilizam o atendimento e o tornam mais eficiente;

• Facilita operações em massa, automatizando processos, facilitando acesso a grandes quantidades de informações;

• Elimina a necessidade de escritório central, por coordenar e enviar funcionários em roaming aos locais necessários;

• Libera tempo valioso dos funcionários e garante mais produtividade;

• Marketing e publicidade on-line possibilitam expor os produtos e serviços a um público mais amplo com custos mais baixos;

• As empresas atingem mais clientes com menos recurso e mão de obra.

Você pode estar pensando “eu já tenho várias tecnologias como essa em minha empresa”.

Mas não é somente ter a tecnologia na empresa, toda essa estrutura precisa funcionar perfeitamente ou comprometerá o desempenho da empresa, os custos e pior, o relacionamento com os clientes. 

Diante disso, concluímos que uma gestão eficaz de telecomunicação é necessária. 

Como saber se a empresa possui problemas na área de telecom que podem ser melhorados? Abaixo vamos falar de alguns sinais que devem ser observados.

Sinais de problemas na gestão de telecom e possíveis soluções

Todos desejam mais resultados e menos custos, para isso é necessária uma gestão eficaz de telecomunicações. 

Para ajudar a identificar se a sua empresa precisa investir mais em telecom, vamos observar quatro principais sinais que indicam problemas.

1. Gastos acima do necessário

Organização ineficiente das contas resulta em pagamentos de valores acima do justo, causando gastos desnecessários que poderiam ser realocados em outros setores ou gerado lucro.

Solução: Investir em um sistema para gerenciar contas e dados que possibilita adquirir informações e organizar os pagamentos. Isso também gera economia visto que serão necessários menos funcionários nessa função.

2. Falta de inventário de identificação

Por meio do inventário é possível saber quantos ativos de telefonia ou dados a empresa possui, se está pagando por linhas ou acessos que estão realmente associadas a empresa, qual o estado de conservação dos aparelhos e como os funcionários têm utilizado.

Solução: Investir em tecnologia para otimizar esse processo. Assim será possível gerir seus ativos de maneira eficiente e econômica.

3. Negociações ineficientes com operadoras

Aceitar planos das operadoras que não são tão benéficos para a organização causa desperdício de dinheiro ou apenas renovar com a operadora fornecedora sem desafiá-la tendo como base informações de mercado.

Solução: Avaliar se o provedor atual fornece qualidade e quantidade de serviço adequada. Negociar planos, contestar valores oferecidos pelas operadoras ou até mesmo trocar de operadora. 

4. Cobranças indevidas

Pode acontecer de contas serem cobradas mais de uma vez ou com valores errados, devido à falta de atenção ou de organização. Isso pode resultar em gastos indevidos e até prejudicar o desenvolvimento da empresa.

Solução: Investir em um sistema que organize as contas e permita fazer uma análise rápida dos valores a serem pagos e se estão corretos nas cobranças.

Ao identificar esses sinais em sua empresa, considere se não é o momento de investir em consultorias e tecnologias que otimizem processos e gere economia de despesas tornando a gestão em telecomunicação eficaz.

Fazer um orçamento em telecomunicações pode ajudar, veja como.

A importância do orçamento em telecom

Considerando que muitos custos na área de telecom podem ser desnecessários, é possível reduzi-los por ter um bom orçamento, direcionar os recursos torna a gestão mais eficaz.

Como fazer um orçamento mais eficiente em telecom? Observe essas dicas.

1. Mensure seus gastos

É importante saber quanto e como você está gastando. Colete não apenas os dados de consumo, mas também o histórico, analise os gastos durante um período, como mês ou ano.

Assim é possível ter uma análise de gastos mais exata e reduzir custos com eficiência.

2. Planeje a utilização de planos de dados

Algumas empresas investem em planos ilimitados, mas nem sempre essa é a melhor solução. 

Não contrate franquias além da sua necessidade, as operadoras oferecerão valores mais baixos por um compromisso maior de franquia ou linhas, mas contratar um volume maior do que o necessário (de capacidade de dados, linhas ou minutos) também é uma forma de desperdício de dinheiro. 

É aconselhável fazer uma análise dos planos disponíveis e procurar um modelo mais em conta que atenda a necessidade do setor. 

3. Analise as faturas das operadoras

Saber exatamente o que tem contratado e faturado ajuda a identificar oportunidades de redução de custos.

4. Mantenha o inventário atualizado

O inventário atualizado facilitará futuras negociações com fornecedores. 

Conhecer bem as características do setor possibilitará que os investimentos sejam baseados em necessidades reais e não especulações ou projeções incertas.

5. Pense no orçamento anual da empresa

Ter uma visão dos gastos relacionados aos períodos anteriores ajuda a entender o melhor momento para investimentos, dessa forma, o orçamento não será baseado em expectativas para o ano.

No decorrer do período os dados devem ser coletados e analisados para adaptar o orçamento e a empresa ter menos gastos e mais eficiência.

Por seguir essas dicas o seu orçamento será mais eficiente e contribuirá para uma gestão eficaz em telecomunicações.

A telecomunicação se tornou a chave para que empresas de qualquer segmento sobrevivessem durante a pandemia, mas esse avanço tecnológico em telecom é definitivo e permanecerá. 

São vários os serviços que podem ser incorporados às empresas sem pesar muito no orçamento.

Vamos deixar um artigo em nosso blog que fala mais sobre estes tipos de serviços para você ler posteriormente.

Saiba mais: Tipos de serviços de telecomunicações: quais os melhores para sua empresa?

Agora que todos aprenderam os inúmeros benefícios e facilidades que elas trazem, não vão mais querer abrir mão da agilidade, otimização e economia de recursos que proporciona.

Dessa forma, uma gestão eficaz em telecomunicações fará toda a diferença à sua empresa.

Vale lembrar que você não precisa fazer isso sozinho, conheça o serviço da Telecomplus que oferece consultoria especializada para tornar eficaz sua gestão de telecom com retorno garantido.

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