Como fazer uma boa gestão de compras?

Uma gestão de compras bem estruturada pode ser um grande diferencial de mercado na economia moderna.

Uma empresa eficiente deve sempre prezar pela excelência em todos os processos que envolvem o desenvolvimento de seus produtos e serviços.

Principalmente no que diz respeito aos materiais necessários para a realização desses processos.

Atualmente, uma boa gestão de compras pode fazer toda a diferença no mercado. Permitindo desenvolver produtos melhores com um custo menor, essa prática administrativa é essencial para negócios modernos.

Um maior controle dessas aquisições permite que organizações estejam muito mais protegidas e preparadas para instabilidades e flutuações da economia. Investir nesse processo pode ser uma garantia de sucesso a longo prazo.

Confira o artigo abaixo para entender melhor sobre o assunto!

O que é gestão de compras?

A gestão de compras consiste em um processo de planejamento, organização, execução e controle de todas as atividades relacionadas à aquisição de bens, serviços e recursos necessários para o funcionamento de uma empresa. 

Algumas das responsabilidades de profissionais que realizam este tipo de gerenciamento incluem:

• identificar as necessidades de compras da empresa;
• selecionar fornecedores;
• negociar contratos;
• fazer pedidos;
• acompanhar o recebimento;
• garantir a qualidade dos recursos adquiridos.

Por isso, a gestão de compras é uma parte essencial do controle de suprimentos de uma organização corporativa.

Afinal de contas, o sucesso das operações depende da aquisição de materiais e serviços adequados, na quantidade certa, no momento certo e pelo preço certo. 

Esse cuidado com a administração dos recursos e materiais de uma empresa pode configurar uma grande vantagem competitiva. Otimizando a eficiência operacional e permitindo uma melhor gestão de processos internos.

Sem falar que uma boa gestão de compras pode significar uma boa economia no fim do mês, o que ajuda bastante no planejamento a médio e longo prazo.

Qual é a importância de uma boa gestão de compras?

Vale sempre ressaltar que uma boa gestão de compras é essencial para o sucesso de qualquer organização, independentemente do seu tamanho ou setor de atuação.

Veja abaixo algumas das principais razões pelas quais a gestão de compras é importante.

1. Controle de custos

Primeiramente, uma boa gestão de compras pode ajudar a reduzir os custos de aquisição de materiais e serviços, garantindo que sejam adquiridos pelo melhor preço possível, sem comprometer a qualidade. 

Esse cuidado pode ter um impacto significativo na rentabilidade da empresa, reduzindo gastos operacionais e permitindo mais flexibilidade no desenvolvimento de estratégias comerciais mais competitivas.

Com menos despesas em recursos, é possível oferecer preços mais baixos sem afetar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos. Quem ganha com isso é o consumidor.

2. Qualidade dos produtos e serviços

Uma boa gestão de compras envolve a seleção de fornecedores confiáveis que ofereçam produtos e serviços de alta qualidade, o que pode ajudar a garantir a satisfação dos clientes e a reputação positiva da empresa.

Como ressaltamos anteriormente, com aquisições mais estratégicas é possível aumentar a experiência do cliente sem elevar os preços de produtos e serviços.

3. Agilização de processos

Uma boa gestão de compras pode ajudar a reduzir o tempo entre a identificação da necessidade de aquisição e o recebimento dos produtos ou serviços.

Isso pode ajudar a aumentar a eficiência operacional e a capacidade de resposta da empresa. Sem falar que esse posicionamento garante muito mais flexibilidade para as empresas corrigirem seus erros de forma ágil e eficiente.

4. Redução de riscos

Um controle de aquisições mais sofisticado também pode ajudar a reduzir os riscos associados à aquisição de materiais e serviços. 

O reflexo disso vai ser visto na diminuição dos riscos financeiros, como flutuações de preços e riscos operacionais, como atrasos na entrega ou produtos com defeito.

Em tempos de instabilidade econômica e incerteza no mercado, ter essa segurança pode ser um grande diferencial de mercado para empresas de todos os tamanhos.

5. Melhoria do relacionamento com fornecedores

Por fim, esse gerenciamento pode ajudar a desenvolver relacionamentos positivos com fornecedores, o que pode levar a preços melhores, prazos de pagamento mais flexíveis e uma cooperação mais estreita em projetos futuros.

Ou seja, é possível encarar as empresas prestadoras desses serviços como verdadeiros parceiros comerciais, incentivando uma cultura colaborativa que seja benéfica para ambos os lados.

Em resumo, uma boa gestão de compras é essencial para garantir que uma organização adquira os materiais e serviços adequados, por um preço justo, com qualidade garantida. 

Apesar de demandar tempo de pesquisa e estudo, o sucesso dessa abordagem administrativa pode ter um impacto significativo na rentabilidade, eficiência e reputação da empresa.

Como fazer uma boa gestão de compras?

Para promover uma melhor administração de recursos, antes de mais nada, é preciso conhecer a fundo uma empresa. 

Somente com este olhar altamente especializado é possível identificar as estratégias mais adequadas com o funcionamento do empreendimento.

No entanto, existem alguns fatores em comum que ajudam nesse processo. Uma boa gestão de compras envolve uma série de atividades multidisciplinares que devem ser planejadas e executadas de forma estratégica e eficiente.

Veja abaixo algumas dessas etapas.

1. Planejamento

O planejamento sempre é o primeiro passo na gestão de compras. Essa etapa envolve a identificação das necessidades de aquisição, a definição dos requisitos de qualidade e quantidade dos produtos ou serviços e a criação de um orçamento para essas aquisições.

Como ressaltamos nos parágrafos acima, é preciso ter um bom conhecimento das cadeias produtivas de uma empresa para fazer um planejamento coerente e que não prejudique a qualidade dos produtos oferecidos.

2. Seleção de fornecedores

A seleção de fornecedores confiáveis é uma das etapas mais importantes na gestão de compras. Para isso, fazer uma boa pesquisa de mercado é fundamental.

Nesse contexto, os fornecedores devem ser avaliados com base em critérios como preço, qualidade, prazo de entrega, capacidade de produção, histórico de entrega e reputação no mercado.

Aliás, é sempre importante considerar as necessidades específicas de uma empresa e escolher o parceiro que mais se adéque a essas particularidades.

3. Negociação de contratos

Sem dúvidas, a negociação de contratos é um dos pilares mais importantes na gestão de compras. 

Os contratos devem estabelecer os termos e condições de compra, incluindo preços, prazos de entrega, garantias, penalidades por atrasos e condições de pagamento.

Toda atenção nesta hora é pouca. Afinal, ninguém quer futuras dores de cabeça envolvendo assuntos jurídicos.

4. Recebimento e inspeção dos produtos

Quando os produtos ou serviços são recebidos, eles devem ser inspecionados para garantir que atendam às especificações definidas no contrato.

Se houver problemas, a empresa deve tomar medidas para resolvê-los com o fornecedor. Ter uma boa política de controle de qualidade é fundamental para qualquer organização.

5. Monitoramento e avaliação de desempenho

Também é importante monitorar e avaliar regularmente o desempenho dos fornecedores, a fim de garantir que eles atendam aos padrões de qualidade e prazo estabelecidos no contrato. 

Esses parâmetros de avaliação também podem ajudar a identificar áreas onde a empresa pode melhorar sua gestão de compras, permitindo correções de erros ao longo do processo.

6. Contrate uma consultoria especializada

Ao longo deste artigo mostramos como uma gestão de compras eficientes demanda uma série de habilidades e expertises diferentes. 

Por isso, recomendamos que empresas deixem esse processo nas mãos de profissionais de confiança, com experiência comprovada neste setor. 

Se você deseja uma consultoria especializada para ajudar nesse processo, fica aqui nosso convite para que você conheça um pouco mais sobre nosso trabalho!

Conheça a OptimusPlus!

Quer implementar todas essas melhorias em seu negócio, com um planejamento personalizado e tendo o menor custo possível? Então você precisa conhecer a OptimusPlus.

A OptimusPlus é a sua especialista em otimização de resultados (financeiros e de produtividade/eficiência). 

Essa missão está presente nos itens de seu portfólio de serviços:

• redução de custos – strategic sourcing em diversas categorias de T.I., telecom e demais aquisições de serviços e materiais indiretos (exceto transportes);
• cloud sourcing – uma alternativa de contratação que possibilita alta flexibilidade na implantação de projetos de strategic sourcing (ou optar por contratar apenas módulos específicos de nosso processo), ideal para gestão de categorias do long tail;
• otimização de processos – BPMM, desenhos “as is” e “to be’”, maturidade de processos, definições de habilitadores do novo modelo, planejamento de execução e implantação, definição dos indicadores para monitoramento de melhoria contínua;
• planejamento financeiro – processo e solução sistêmica (cloud) de FP&A (planejamento financeiro e análises), complementar a todos os ERPs de mercado e com várias funcionalidades. Solução bastante flexível e robusta.

Em mais de 18 anos, já auxiliamos quase 200 empresas a encontrarem valores menores do que o inicialmente planejados para seus investimentos e/ou despesas indiretas, resultando em mais de R$160 milhões economizados.

Nossa proposta de valor foca na obtenção de resultados para o negócio, aliando processos otimizados/metodologia a soluções tecnológicas específicas. 

Somos o parceiro ideal para apoiá-lo na construção de um negócio saudável, próspero e  que se perpetue, e que naturalmente adquira maior relevância em seu mercado.

Nosso compromisso é gerar valor para o seu negócio e nossa especialidade é identificar oportunidades e materializá-las.

Descubra como ajudamos as empresas a se modernizarem e economizarem.

Artigo originalmente publicado em https://optimusplus.com.br/gestao-de-compras/