A redução de custos em telefonia pode ajudar a empresa a investir em outros setores do negócio 

Fazer a redução de custos em telefonia torna-se um dos grandes problemas para os gestores de empresas, que, além disso tudo, precisam lidar com outras burocracias administrativas e empresariais. 

No entanto, o processo é vital para que a organização reduza custos e consiga fazer investimentos em outras áreas, melhorando a produtividade e a capacidade de produção com uma menor quantidade de recursos. 

A Agência Nacional de Telecomunicações (Anatel) possui um painel com a quantidade mensal de acessos aos principais serviços de telecomunicações no Brasil. 

Dados atualizados de abril de 2022 indicam que existem 344,5 milhões de contratos no setor, onde a telefonia móvel possui 259,2 milhões de acessos. 

É perceptível que o setor de telefonia ainda cresce, e o de telecomunicações também, mas adotar práticas eficientes é a melhor maneira de continuar crescendo no mercado. 

No artigo, explicarei como funciona a redução de custos em telefonia, quando usá-la e quais seus benefícios.

Quando usar a redução de custos em telefonia?

Em uma empresa, é normal que sejam visualizadas algumas demandas com o intuito de cortar gastos desnecessários para aumentar o investimento em outro setor. 

Porém, é preciso cautela na análise e, principalmente, visão estratégica para fazer os cortes certos nos setores certos. 

Por exemplo: a empresa tem uma lista de despesas que podem ser minimizadas com alterações simples. Porém, quando olhamos a lista muitas vezes não está nela os gastos com telefonia. 

Presente em todos os setores da empresa, os custos com telefonia pesam no final do mês para os gestores. 

Por esse motivo, analisar o item com calma e verificar se há a possibilidade de redução de custos é essencial para continuar usando o serviço, mas pagando bem menos nas contas. 

Como funciona a redução de custos em telefonia?

Existem várias ações que podem ser adotadas para minimizar a situação. A primeira coisa que os gestores pensam é em fazer a diminuição no uso do telefone, mas essa não é uma das medidas mais eficientes. 

Acontece que só reduzir o uso do telefone vai impactar diretamente na qualidade do atendimento e comunicação interna da empresa, fazendo que essa redução não seja prática e nem bem-sucedida. 

Afinal, os clientes, funcionários e fornecedores irão ser afetados diretamente com o processo e, em consequência, podem procurar o mesmo serviço no concorrente. 

Mas é possível estruturar uma política de uso de telefonia para os funcionários. Assim, todos se tornam conscientes dos benefícios e dos prejuízos, e o uso fica mais regulado. 

Porém, podemos adotar algumas práticas mais efetivas como as descritas nos próximos itens. 

1. Tenha uma visão geral do assunto

Fazer a redução de custos em telefonia exige que sejam analisadas todas as contas da empresa. 

É preciso ser estratégico, verificar todos os gastos e se basear em fatos para decidir qual será a melhor maneira de reduzir gastos.

Analisar cada setor da empresa, junto ao responsável por ele, e pensar em formas de reduzir o uso mediante as necessidades e demandas é uma das alternativas mais viáveis para economizar com efetividade. 

2. Verifique os planos de telefonia contratados

Após o checkup nas contas da empresa, é hora de decidir se os planos de telefonia contratados são realmente usados de maneira adequada, e se atendem às demandas de cada setor. 

Analise a fatura e verifique se a empresa está pagando por serviço adicionais, ou taxas exorbitantes. Em várias ocasiões isso passa despercebido, por isso averiguar a conta é fundamental. 

Com todos esses dados em mãos, é possível pedir uma readequação na conta cobrada ou a troca de um plano por outro que esteja mais alinhado com as necessidades da organização.

3. Faça a orientação dos funcionários

Os funcionários se beneficiam diretamente do uso da telefonia no dia a dia do trabalho e fazer uma conscientização é importante para reduzir custos. 

Adotar boas práticas de uso de telefonia é essencial para minimizar os gastos. Com isso, é possível, em muitos casos, fazer uma troca mais amigável da ligação para chamadas usando a rede Wi-Fi ou reuniões virtuais com aplicativos de videochamadas. 

É preciso fazer uma reunião com algum fornecedor ou cliente? Oriente os funcionários a fazer uma chamada virtual com eles. 

Além disso, incentivar o uso de e-mails pode ser uma solução para o problema. No entanto, é preciso ter cuidado para a comunicação da sua empresa não ser afetada com isso. 

Por isso, use os e-mails para demandas que não são urgentes ou que não precisam ser tão personalizadas. Utilizar as novidades tecnológicas pode ser excelente para a redução de custos em telefonia. 

4. Use as tecnologias a seu favor 

Como mencionado no item anterior, usar as novas tecnologias do mercado pode ser excelente para a empresa. 

Um exemplo é a tecnologia VoIP (voice internet protocol) que converte os dados analógicos de telefonia em dados virtuais. É possível fazer chamadas utilizando a rede de dados da Internet. 

O uso de secretária eletrônica também pode ser uma via econômica para atender às ligações dos clientes e economizar na telefonia. 

5. Faça um gerenciamento de redução de custos em telefonia

A empresa que precisa fazer a redução de custos em telefonia pode ter a assistência e a expertise de especialistas na área de telecomunicações para auxiliar durante todo esse processo. 

Ter a ajuda de profissionais com anos de experiência traz benefícios, como

• melhor visão estratégica; 
• alternativas simples e eficazes; 
• melhor controle nos custos da empresa. 

A principal vantagem do gerenciamento de telefonia é identificar corretamente qual é o problema, o que está gerando maiores gastos e como solucionar a situação de maneira prática e direta. 

Tudo isso sem afetar a produtividade da empresa ou causar prejuízos na entrega do produto/serviço. 

A Telecomplus possui vários artigos sobre a temática de redução de custos e você pode falar diretamente conosco para saber com mais detalhes acerca da redução de custos em T.I. e telecomunicações.