Gestão de custos e despesas de T.I.,isso sempre é um desafio. Mas como se destacar nesse quesito e elevar os lucros da sua empresa?
Para se manter competitivo no mercado é fundamental uma gestão de custo eficiente. Principalmente agora, com a transformação digital posicionando o setor de T.I. a uma posição mais estratégica.
Contudo, soluções tecnológicas elevam o orçamento do setor se não houver um bom planejamento.
Considerando o atual cenário econômico incerto, a gestão de custos atua prevenindo e mantendo sob controle os gastos da empresa, evitando problemas produtivos, fazendo que a empresa produza mais com menos recursos, ampliando a lucratividade.
Mas o que observamos em muitas empresas é a necessidade de redefinir os modelos de negócios promovendo mais eficiência nos custos e agilidade operacional.
Como isso é possível? É o que vamos considerar nesse artigo.
O que é gestão de custos em T.I.?
A gestão de custos é responsável pela administração das despesas, baseado em um planejamento estratégico para cumprir os objetivos do negócio. Abrange todos os setores da empresa, empenhados em aplicar a redução de custo de forma institucional e monitorado.
No setor de T.I. a gestão de custo é um ativo estratégico das empresas.
Diferente do que acontecia antigamente, onde o foco do setor era manter os computadores funcionando, hoje, com a transformação digital, toda a parte de inovação, comunicação e melhorias estão ligados ao setor.
Com a tecnologia da informação mais atuante, se não houver um bom planejamento pode absorver partes significativas dos recursos da empresa comprometendo a lucratividade.
Como reduzir as despesas de T.I.? Muitos optam pela redução de equipes e tecnologias utilizadas.
Porém, a opção mais recomendada é a melhoria de processos, utilizando as ferramentas certas para produzir mais com a mesma equipe, resultando em mais eficiência e aumento de receita e lucro.
O desafio da gestão de custos de T.I. é otimizar processos sem reduzir a qualidade do serviço e desempenho do setor. Para isso é necessário dos gestores de T.I. esforço, análise e conhecimento.
Dessa forma, muitos gestores não percebem que a transformação digital e a tecnologia geram melhores oportunidades para minimizar os gastos e manter o padrão dos serviços.
Atualmente, existem métodos que permitem formular estratégias através de ferramentas que aumentam a produtividade e diminuem despesas.
Um exemplo disso é a possibilidade de virtualizar boa parte da infraestrutura da empresa por computação em nuvem, tornando o setor mais flexível e menos custoso.
Por que a gestão de custos e despesas de T.I. deve ter destaque?
Gestores de T.I. devem focar na gestão de infraestrutura e operações da área de tecnologia das empresas, certo? Sim, correto, mas este padrão de gestão se tornou óbvio e básico.
É através da capacidade dos gestores de T.I. em garantir a melhor performance de data centers, servidores, topologias, outsourcings de serviços especializados, tecnologias de infraestrutura e softwares que a expectativa de CIOs/CTOs ou presidentes de qualquer corporação são estabelecidas, pois, são ferramentas essenciais no ganho de produtividade e eficiência operacional de qualquer companhia.
Estes itens mencionados acima têm algo em comum: geram custos. Valores que estão geralmente associados ao overhead cost da companhia e não estão diretamente relacionados à geração de receita.
Atualmente todo gestor de T.I. necessita ampliar seus conhecimentos técnicos para além das práticas do dia a dia de sua função.
Principalmente quanto a aquisição de know-how e avaliar sua estrutura de custos em relação as melhores práticas de procurement, utilizando, se necessário, especialistas para direcionar neste processo.
Para ilustrar isso, pense no seguinte:
- quantos gestores de T.I. lideram uma análise de portfólio de suas principais categorias de despesas, além da exigência de questões orçamentárias imposta anualmente pela gestão financeira?
- quantos gestores de T.I. executam uma análise de oportunidade de economia realmente estruturada, baseada em uma revisão crítica do mercado, avaliando flexibilidade dos preços, expertise dos fornecedores?
Esse esforço é necessário para a captura de ganhos, considerando a complexidade de implantação de processos de negociação de soluções contra a representatividade dos gastos destas categorias.
Tais análises são fundamentais para orientar os gestores na definição das alavancas para geração de valor. (sobre “alavancas”, falaremos mais em artigos futuros).
Essas análises também são essenciais para orientar as estratégias de revisão de custos definindo “o que deve ser feito”,“os caminhos que devem ser excluídos e nem mesmo considerados”. Conforme mencionou Potter “ … Strategy requires you to make trade-offs – to choose what not to do … – de: ‘What is Strategy, Harvard Business Review, Michael Potter, 1996”.
Respondendo as perguntas citadas anteriormente, observe o artigo publicado pela Info Touch segundo estudo do Instituto Gartner referente às principais tendências de T.I. para os próximos 10 anos divulgados em dezembro de 2020:
“… os CIOs entendiam que a implantação de novos patamares tecnológicos seriam responsáveis por uma ‘redefinição dos modelos de negócio de suas empresas, promovendo ‘eficiência’ operacional e nos custos, bem como agilidade para responder as demandas de seus mercados”
Todavia, se esta percepção impactou de forma prática o planejamento de T.I. destas companhias (já a partir de 2021), porque apenas 9% dos processos de sourcing ou strategic sourcing priorizados nas empresas (Tabela I, abaixo) estavam relacionadas às categorias ou despesas da área de tecnologia da informação e operações?
A tabela apresentada a seguir, demonstra que o tratamento aos custos da área de T.I. é homogêneo na maioria dos casos, ou seja, não considera uma análise que aborda as diferentes alavancas de geração de ganhos para as diversas naturezas de custos de T.I.
Na maioria dos casos, os custos de T.I. são tratados dentro de uma abordagem de “aquisição”, garantindo o fornecimento, mas não necessariamente minimizando preço e maximizando performance técnica.
E posso lhes garantir que há várias categorias de despesas de T.I. onde estão disponíveis a alavancagem dos ganhos/redução dos custos, sem prejuízo do desempenho técnico das soluções.
| Categorias Despesas – Indiretos | ||
| Serviços – Facilities | Limpeza e Conservação, Portaria e Vigilância, Mão de Obra Temporária, Manuseio de Cargas | 30% |
| Itens específicos | Pneus, Uniformes, EPI’s, Autopeças, Materiais de Limpeza, etc | 27% |
| Serviços – Manutenção | Manutenção de Máquinas e Equipamentos, Manutenção Predial | 21% |
| Serviços e Infraestrutura T.I. & Operações | Conectividade Dados e Voz, Telefonia Móvel, Call Centers, Desenvolvimento de Software | 9% |
| Serviços – Alimentação | Restaurantes Industriais | 6% |
| Serviços – Transporte | Transportes em diferentes modalidades | 6% |
O ponto em questão é: estamos na encruzilhada da transformação digital das empresas, mas além desta transformação tecnológica, faz-se necessário também, a transformação dos modelos de gestão de custos de T.I.
As corporações que não perceberem esta necessidade ficarão defasadas, e perderão competitividade em seus mercados.
Como ser protagonista na Gestão de Custos e Despesas de T.I.?
A pergunta que surge é: por que alguns gestores ainda não avançaram na direção desta mudança de gestão de T.I.?
Cada empresa pode estar em um patamar diferente em sua gestão de custos, mas algo que temos percebido como padrão é o desconhecimento de muitos gestores da área de tecnologia de como as melhores práticas de procurement são ferramentas poderosas nesta transformação dos modelos de gestão.
Em um próximo artigo iremos lhe apresentar duas destas ferramentas utilizadas pela Telecomplus durante a execução da fase de spend assessment, elas auxiliam a identificar as alavancas disponíveis para atingirmos os objetivos de geração de economias, bem como: as estratégias para abordagem de mercado para cada categoria analisada – e estas ferramentas combinadas são o ‘pulo do gato’, ou seja, ‘caminho único’ capaz de mudar o patamar de desempenho de um negócio em um contexto específico.
Ficou com dúvidas sobre a gestão de custos e deseja conversar mais com um especialista? Entre em contato conosco, teremos prazer em ajudar.
Fabio Furlan é Fundador e Diretor na Telecomplus.
