5 dicas para reduzir custos nas compras da sua empresa

Chegou a hora de economizar! Conheça cinco dicas matadoras que irão te ajudar na hora de reduzir os custos nas compras de sua empresa.

A cada dia que se passa, o setor de compras das empresas ao redor do mundo fica cada vez mais em evidência por conta de suas funções, que estão ficando mais estratégicas. 

Se antigamente a área era vista apenas como algo puro e simplesmente operacional, responsável pelas aquisições dos mais diversos insumos e serviços de um negócio, hoje, todas as ações deste setor possuem um impacto direto nos números da empresa.

Isso porque, hoje em dia, a área tem responsabilidade direta pela diminuição de custos e, por consequência, colabora diretamente para o crescimento do negócio.

Toda essa redução é fundamental, ainda mais em tempos de um cenário econômico com certa instabilidade, quando conquistar novos clientes é um desafio a mais na pilha de obstáculos.

Se antes o setor das compras realizava apenas cotações com dois ou três fornecedores e logo após finalizava o processo de aquisição com aquele que oferecia o menor preço, atualmente, esse universo de compras tem mais foco em negociação e inteligência, moldando a área para o conceito de Compras 4.0.

Tudo isso visa uma coisa: um crescimento sustentável

O principal impacto dessa maneira de gestão vem na modificação dos valores da empresa. 

Em outras palavras, o crescimento sustentável não deve estar somente na parte de compras ou em outro setor específico, muito pelo contrário, deve fazer parte de todas as atitudes e ações, como elemento da cultura da empresa.

Dessa forma, devem ser analisados setores administrativos, produtivos e outras repartições, para que a transformação aconteça do interno para o externo. 

Isso tudo inclui uma gestão inteligente de suprimentos, junto de um planejamento financeiro, com logística integrada, equilíbrio de estoque e reações rápidas à mudança de demandas.

Uma vez que a equipe interna esteja em total alinhamento, é preciso voltar o olhar para a gestão de todos os fornecedores e parceiros. Eles devem integrar a cultura da empresa e contribuir para um crescimento conjunto, tendo os processos feitos da maneira correta.

Com tudo isso em ordem e os processos do negócio organizado, o valor da sua empresa se tornará maior para os clientes. Pois o alinhamento dos processos resulta em um atendimento eficaz e satisfação geral com a marca, fidelizando o consumidor e estimulando compras recorrentes.

Sem contar que, obviamente, todos esses fatores irão contribuir diretamente para a redução de custos, não somente no setor de compras, mas em todas as partes de sua empresa. 

Confira abaixo algumas ideias para ajudar você e sua empresa a descomplicar, otimizar e sair economizando durante o processo de compras.

1. Mantenha um catálogo de itens com menor porte e do dia a dia

A negociação dos insumos básicos, como material de escritório, limpeza e afins, costuma demorar mais tempo do que o necessário para fazê-lo. 

Por este motivo, vale a pena desenvolver um catálogo com esses produtos, pois irá ajudar e muito o setor de compras a dedicar mais do seu tempo às negociações estratégicas da companhia. 

Nestes casos sempre devemos aplicar a máxima de que: quanto mais tempo economizado em tarefas rotineiras, maior também será o volume de dinheiro no caixa. 

Outra possibilidade é terceirizar as compras de itens não estratégicos e se permitir focar apenas nas compras que impactam diretamente o negócio.

2. Não faça pouco caso de compras menores relacionadas a sua operação

O barato pode acabar saindo caro. Sendo assim, prefira adquirir produtos e serviços de ótima qualidade. Se o seu negócio depende de algo para que a roda continue girando, obviamente aquilo que falta é de extrema importância.

Por isso, procure sempre a melhor opção possível para você.

Não tente brigar apenas por preços nessas horas. É importante ficar atento(a) não só à qualidade do que está sendo comprado, como também ao atendimento que o seu fornecedor presta de uma maneira geral.

Nesse caso, a definição é bem simples: contar com bons parceiros para ter suporte sempre será válido.

3. Descentralize a telefonia e ofereça autonomia às áreas

Os setores de uma empresa necessitam ter autonomia nas próprias linhas telefônicas. 

De início, essa descentralização pode até parecer um pouco contraditória. No entanto, por meio desta ação, é possível ter um maior controle dos gastos em cada área e impedir possíveis abusos nas contas de telefone.

Para que fique bem exemplificado, imagine que o setor de produção, gastou mais do que o de vendas durante um certo período. 

Como é de costume que os vendedores utilizem bem mais do recurso, a descentralização demonstraria uma inversão de prioridade das ligações. O que gera um alerta aos gestores.

4. Busque o máximo de informação possível

De uma maneira geral, quem tem mais fontes de informação, tem mais poder na hora das negociações. 

Seguindo essa lógica, nos itens mais importantes ou que possuem maior impacto, busque sempre conhecer a fundo toda a composição dos custos de cada um dos produtos.

Isto te permitirá entender melhor a variação dos preços de seu fornecedor e eliminar aumentos sem nenhuma justificativa ou com explicações confusas.

O modelo conhecido como “planilha aberta” pode ser um poderoso aliado para você reduzir custos. Monte a composição de custo de um dos materiais em negociação, especificando algo, por exemplo, o peso de cada matéria-prima contida ali.

Ao negociar com seus fornecedores, apresente estes valores previstos na planilha e mostre que você tem total domínio sobre os gastos e investimentos relacionados à produção. Dessa forma, é possível negociar com mais transparência durante todo o processo, assim você reduz custos e evita problemas futuros.

5. Reduza custos com quem entende do assunto!

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Você pode até mesmo contratar horas de um profissional para compor uma equipe de projeto.

Tudo isso gera uma quantia de mais de R$ 160 milhões economizados por empresas extremamente satisfeitas.

Entender que a tecnologia é algo que domina o agora, que tende a ficar cada vez mais atual e que ela deve sim estar no meio das empresas é o primeiro passo para um negócio saudável, que prospera e que consegue ser duradouro, tendo relevância em todos os seus anos.

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Artigo originalmente publicado em 5 dicas para reduzir custos nas compras da sua empresa