Redução de custos e o aumento de competitividade

Duas décadas atrás, as empresas gastavam pequenas fortunas em ligações telefônicas. As corporações precisavam gerenciar com muito cuidado os custos nesta área. A maior parte das comunicações eram por escrito. Os processos eram lentos e burocráticos.

Hoje em dia, as comunicações podem ser feitas em tempo real, através de reuniões em videoconferências com imagens de alta qualidade. Melhor ainda, o custo para manter essa comunicação é bem pequeno e acessível a todos. Mesmo assim, ainda existe uma grande dificuldade de entender a redução de custos.

Os recursos que não são mais alocados na comunicação, podem ser destinados a várias outras áreas da empresa para crescimento e desenvolvimento. Como consequência desses avanços, houve redução do preço de muitos produtos e serviços para o consumidor final.

E se as empresas não acompanhassem as mudanças nas telecomunicações? Será que conseguiriam manter os mesmos preços que a concorrência ao oferecer seus produtos no mercado? Dificilmente!

Percebe como é importante acompanhar as mudanças e buscar a constante redução dos custos da sua empresa?

Atualmente, as inovações são mais rápidas, diariamente aparecem novidades que podem ajudar sua empresa a trabalhar mais e melhor. Acompanhar as mudanças, em sua maioria disruptivas, pode ser um desafio!

No entanto, a concorrência está atenta e pode sair na frente com inovações que aumentem sua competitividade no mercado.

Para ajudar nesta tarefa difícil, vamos sugerir pontos de atenção para você focar ao criar seu planejamento de redução de custos.

Embora estejamos falando um pouco mais sobre telecomunicações, você perceberá que os conceitos se aplicam a várias áreas da empresa.

Prepare-se para reduzir custos

“Todas as coisas são difíceis antes de se tornarem fáceis” – Thomas Fuller.

Começar um projeto de redução de custos não é uma coisa simples. A sensação que vem à mente é: “Por onde eu começo?”

A boa notícia é que você não precisa fazer isso sozinho, leia até o final que você vai descobrir o que fazer caso precise de ajuda na hora de começar uma política de redução de custos na sua empresa.

IDENTIFIQUE AS DIFICULDADES

Entender as possíveis dificuldades que você vai encontrar é importante para criar um planejamento realista e viável. Veja algumas questões que podem dificultar seu trabalho:

Fragmentação de departamentos

Empresas de médio e grande porte costumam dar autonomia a seus departamentos para gerenciar seus custos. Isso pode criar dificuldades na hora de economizar.

É muito comum empresas fragmentarem a área de TI, de acordo com o propósito de cada departamento. Isso pode dificultar bastante a redução de custos.

Necessidade de investimento

As empresas têm necessidade constante de investimento em inovação e tecnologia para garantir o crescimento no mercado. Classificar investimentos como ‘gastos’ pode parecer uma boa solução no momento, mas no futuro esta economia pode custar caro.

Se prepare para o fato de que você pode precisar investir hoje para economizar amanhã.

Impacto causado por mudanças

Prever qual será o custo benefício de cada ação é complexo, mas essencial para garantir a redução de custos sem prejudicar o desempenho da empresa.

Pergunte-se:

– Como as pessoas serão impactadas com a mudança? 

– Quanto vamos economizar com essa ação?

– Haverá impacto em outros processos na empresa?

Responder estes questionamentos na hora de criar o plano de redução de custos é importante para tomar decisões inteligentes.

FAÇA UM LEVANTAMENTO COMPLETO

Parece um tanto básico, mas é importante mencionar. 

Não é possível a redução de custos se você não sabe nem mesmo quanto está gastando no momento.

Cada área precisa fazer um levantamento completo do que é gasto e o que está incluso em cada tipo de serviço. Estes dados servirão de comparativo e vão embasar suas decisões.

APOIO DA EQUIPE

É possível que a equipe fique resistente às mudanças. Por isso, pode ser necessário um trabalho para convencer da necessidade da redução de custo. Ter a equipe engajada nas ações de redução é crucial para o sucesso do projeto. 

Será necessário o esforço de todos para se adaptarem a novos processos, produtos e serviços. Então, envolver a equipe no processo com uma comunicação aberta, vai ajudar a manter os colaboradores motivados e produtivos.

Como criar um plano de redução de custos?

Agora que você está com todos os dados que precisa na mão, hora de fazer as perguntas certas e planejar ações de redução.

AUMENTO DA PRODUTIVIDADE

O famoso clichê: “tempo é dinheiro” sempre funciona!

Soluções que ajudam a empresa a fazer mais, com os recursos disponíveis é sempre uma opção barata. Esse tipo de estratégia reduz os custos fixos da empresa e os resultados são a curto prazo.

Por outro lado, as decisões de redução de custos precisam considerar seriamente como as mudanças vão impactar na produtividade da equipe, principalmente a médio e longo prazo.

A automação de processos pode ajudar os colaboradores a economizar tempo com tarefas repetitivas.

Softwares para abrir chamados para equipe de TI ou que facilitem a gestão de prazos e tarefas podem ser boas opções.

Para entender se faz sentido para seu negócio pensar em soluções de produtividade, pense:

– Quais as tarefas que ocupam mais tempo da minha equipe?

– Quais as soluções disponíveis para otimizar o tempo de trabalho?

– Qual o prazo para recuperação do investimento na nova solução?

CRIE UM CRONOGRAMA

Reduzir custos exige uma certa paciência. Fazer tudo ao mesmo tempo, pode não ser uma boa ideia.

Lembre-se que mudanças trazem consequências e possivelmente você precisará de tempo para gerenciar estes impactos na equipe e evitar a queda na produtividade.

Por isso, ao criar seu planejamento, crie também um cronograma organizado para começar e terminar cada etapa do seu plano de redução de custos.

Coloque os serviços que tenham impacto maior no custo da empresa à frente do cronograma, para conseguir reduções mais significativas.

TOME DECISÕES INTELIGENTES

Antes de sair trocando produtos ou cancelando serviços por serem mais caros, analise todos os pontos para decidir de forma inteligente. Como assim?

Para citar um exemplo, existem vários provedores de internet, mas alguns serviços não oferecem estabilidade suficiente para manter as atividades da sua empresa em funcionamento.

Tomar a decisão de trocar somente pelo preço, pode acabar prejudicando ainda mais os processos produtivos, o que sairia mais caro para a empresa.

Antes de decidir trocar um produto ou serviço, analise as diferenças técnicas de cada fornecedor disponível.

Outra forma de tomar decisões inteligentes é verificar a possibilidade de terceirização de serviços. Alguns serviços podem sair mais baratos se forem terceirizados para outras empresas ou profissionais freelancers.

Deixar a mente aberta para esta possibilidade pode trazer boas oportunidades de reduzir custos.

SEM DESPERDÍCIO

Alguns gastos como água e luz não são possíveis trocar e negociar. Para estes, o ideal é adotar uma política de desperdício zero.

Investir em soluções criativas para economia vai fazer uma grande diferença nas contas da empresa.

É possível conscientizar a equipe para economizar todos os recursos da empresa, inclusive, materiais de escritório.

NEGOCIE COM FORNECEDORES

Alguns fornecedores são essenciais e difíceis de trocar. No entanto, nada impede que você tente renegociar os valores pagos pelos serviços contratados. As negociações podem vir em bônus, prazos maiores de pagamento e descontos, etc.

Estude os contratos com atenção, verifique se há cláusulas abusivas. Evite multas desnecessárias por estar atento aos prazos de renovação.

Você poderá começar pelos serviços de telefonia, fornecedores de internet, licenças de softwares e manutenção. Mas atenção, verifique os valores praticados no mercado e certifique-se de chegar a uma boa negociação para ambas as partes.

Não faça isso sozinho

Se você chegou até aqui, deve ter percebido haver muitos pontos a estudar na sua empresa para ver se é possível reduzir os custos.

Você tem tempo de fazer tantos estudos? Tem pessoas disponíveis para varrer o mercado em busca de outras opções de fornecedores?

Empresas que trabalham com equipes enxutas, não raro, deixam os planos de redução de custos de lado. A falta de pessoas que possam dar andamento no processo ou falta de conhecimento técnico para tomar decisões, torna tudo mais difícil.

Se você tem estes problemas, saiba que não precisa cuidar destes processos sozinho, a Telecomplus é uma consultoria especializada na redução de custos na área de TI.

Podemos analisar os processos da sua empresa, propor soluções para economia de custos e ajudar na implantação gradual do projeto.

Talvez você pense: “Mas se eu contratar uma consultoria terei mais um custo.” Saiba que não é assim que funciona aqui na Telecomplus, temos um sistema diferenciado que garante a economia da sua empresa.

Não acredita?  Por favor, deixe-nos mostrar como funciona. Entre em contato comigo e solicite um ‘Quick Assessment’ gratuito para identificar as oportunidades de redução de custos em Supply e em toda a cadeia de consumo de T.I.

Vale a pena pensar na redução de custos. Lembre-se que ela pode dar margem para sua empresa investir e aumentar o potencial competitivo.