A tradução da palavra “procurement” pode significar “aquisição” ou “compras”. No entanto, o conceito é bem mais profundo do que estas simples traduções.
Este ano o Fórum Global de Supply Chain da IBM mencionou a importância dos gestores da empresa terem uma visão mais analítica do departamento de compras da empresa.
“Focar em custos não é mais o suficiente.” – disse o Gestor da IBM Sterling, Alex Zhong. Segundo ele, os gestores “precisam assumir uma posição estratégica para garantir o crescimento dos negócios”.
É disso que se trata o procurement – uma gestão estratégica da cadeia de fornecimento da empresa.
Importância do procurement
Vamos colocar dois exemplos para entender que problemas a falta de estratégias em procurement pode causar.
Imagine uma companhia que contratou um serviço de telecomunicações a um preço excelente. No entanto, esse fornecedor não oferece cobertura em algumas áreas de atuação da empresa, o que dificultou muito o atendimento na área de vendas.
Outro exemplo: O departamento de compras de uma determinada empresa, resolveu garantir um bom desconto ao arrematar um grande lote de suprimentos. No entanto, este lote demoraria um ano inteiro para ser consumido. Causando problemas de espaço de armazenamento e desequilibrando o fluxo de caixa.
Nos exemplos acima, o custo é reduzido num primeiro momento através da estratégia adotada. No entanto, a decisão causou problemas que atrapalharam o desempenho da empresa.
Para evitar problemas assim, o procurement cria procedimentos estratégicos na cadeia de fornecimento que procuram equilibrar a redução de custos com a eficiência dos processos da empresa através do cálculo do TCO (Total Cost of Ownership).
Ou seja, muitas vezes os custos não estão unicamente relacionados ao valor cobrado por um item ou serviço, mas também as etapas de um processo necessário para o fornecimento de uma solução, ou, no caso da aquisição de um item, ao rendimento do mesmo.
Por exemplo: vamos supor que uma empresa de gestão de frotas necessite melhorar sua compra de pneus, há pneus de maior e menor durabilidade. Os pneus de maior durabilidade podem custar mais caro mas o custo por quilômetro pode ser menor, se a análise TCO não tivesse sido considerada neste caso, a decisão tomada seria equivocada.
Percebe como é mais que “aquisição”? Envolve bastante estudo e estratégia.
Além disso, o procurement está ligado a outro conceito também utilizado na gestão de compras: o sourcing.
Sourcing versus Procurement
Se traduzirmos ao pé da letra, o termo “sourcing” também significa aquisição e compra. Entretanto, o sourcing também abrange um conceito mais amplo e com diferenças do procurement. Vamos explicar.
O sourcing define estratégias para adquirir contratar serviços ou adquirir produtos, como as seguintes:
- procurar parceiros de fornecimento confiáveis;
- pesquisar o mercado e descobrir as tendências de preços e fornecimento;
- estabelecimento de técnicas de automação para concretização das compras.
Já o procurement analisa muito mais do que a aquisição, ele analisa o impacto daquela cadeia de fornecimento nos processos da empresa.
As estratégias de procurement analisam o histórico de compras, padronizam e examinam os ciclos de compra, investigam toda a logística, os impactos sociais e ambientais da aquisição.
Compreende como sourcing e procurement caminham juntos?
Agora que entendemos os conceitos, vamos ver na prática como eles ajudam a gestão financeira.
Procurement como um aliado da gestão financeira
O departamento de compras é um dos pilares essenciais para o lucro da empresa. A saúde financeira da empresa vem do equilíbrio entre a entrada e saída de recursos.
Se analisarmos as aquisições sem estratégias, vamos pensar como os gestores dos exemplos que colocamos no início do artigo. É um erro pensar nos processos de compras somente até a entrega do pedido.
Os impactos que o procurement no setor financeiros são bem profundos, veja o que a falta de estratégias pode causar.
Afeta diretamente os resultados da empresa
Considerando que o mercado geralmente dita os preços que praticamos nos produtos e serviços, os custos de aquisição impactam diretamente a margem de lucro e nos resultados da empresa.
Lacunas na cadeia de produção
Ter funcionários e máquinas parados por falta de fornecimento, pode causar impactos graves a curto e a longo prazo na empresa. Atrasos de entrega, aumento de custos e perdas na reputação da empresa são apenas alguns pontos a mencionar.
Atrapalha o crescimento
Uma empresa que investe em crescimento tecnológico pode expandir rapidamente. Não ter fornecedores equipados para acompanhar o crescimento da demanda pode gerar sérios problemas de estabilidade na cadeia produtiva.
Falta de equilíbrio entre custos e investimentos
Sem uma estratégia de procurement muitas empresas não têm análises suficientes para enxergar como o investimento em tecnologia pode beneficiar uma empresa. Isso leva alguns gestores a classificar erroneamente um investimento como custo.
Traçar estratégias de procurement pode ajudar a melhorar a saúde financeira da sua empresa e dar base para uma boa tomada de decisões.
Além disso, padronizar processos de compra pode agilizar muito a produtividade, economizar mão de obra e reduzir custos através da melhoria contínua.
Mas como funciona o procurement na empresa?
Etapas de procurement e sourcing
1 – Especificação e planejamento
Esta etapa estabelece a necessidade do produto ou serviço, definindo as especificações. Também inclui planejamento e previsões de uso com base em análise histórica de consumo.
2 – Seleção de fornecedores
Aqui é identificado fornecedores que atendam às necessidades da empresa. Pode-se criar critérios para aprovar fornecedores e garantir opções de fornecimento.
3 – Negociação
Com as cotações definidas, hora de negociar. Além de descontos, você poderá negociar prazos de pagamento ou de entrega. Requisitos e expectativas devem ser bem definidos.
4 – Pedido de Compra
Esta etapa formaliza todos os detalhes acertados na negociação. Especifica as características técnicas a serem atendidas, preços, prazos de entregas.
Também será o documento oficial de acompanhamento dos departamentos afetados na empresa. A tecnologia e os procedimentos padronizados criados no procurement são importantes para agilizar a burocracia e manter a equipe produtiva.
5 – Logística
É essencial ter alguém que acompanhe o que está sendo entregue.
O que foi recebido atende as especificações? Quais os problemas enfrentados? Foram necessárias mudanças? Tudo deve ser relatado e o fornecedor deve ser avaliado para garantir que os processos sejam mantidos em equilíbrio nas próximas entregas.
6 – Alinhamento financeiro
O ideal é que o pedido seja alinhado com o departamento financeiro assim que a negociação for concluída. Após a entrega, os documentos devem ser encaminhados ao departamento para programação de pagamentos.
7 – Registros e históricos
É aqui que as coisas ficam interessantes. O ideal é ter o feedback de todos os departamentos envolvidos para se certificar que o fornecimento atingiu as expectativas e necessidades da empresa.
8 – Análise Estratégica
Com os dados recolhidos até aqui, o gestor deve analisar o processo para identificar melhorias. O gestor deve entender o impacto em cada departamento e saber o que procurar nos indicadores da empresa.
Para que tudo transcorra de forma rápida e prática, o processo deve ser padronizado e contar com auxílio da tecnologia.
Procurement em departamentos de T.I.
Olhando rapidamente para as etapas acima, parece que se aplicam melhor a indústrias que compram insumos e matérias-primas, mas não é bem assim.
As estratégias de procurement ajudam o departamento de TI a planejar e executar melhor seus projetos internos e externos. O processo permite que os líderes de negócios determinem os requisitos dos sistemas de TI, além de permitir que eles:
- se comuniquem com os fornecedores;
- administrem contratos de compras;
- gerenciem ativos;
- garantam a qualidade dos produtos e serviços adquiridos.
Uma das grandes reclamações do pessoal de TI, é que o departamento de compras da empresa não entende as diferenças técnicas entre serviços e produtos adquiridos. Pensar apenas no fornecedor mais barato pode afetar grandemente a produtividade do setor de TI.
Por outro lado, empresas ficam reféns de contratos caros e defasados porque ficam inseguros ao trocar de fornecedores.
As estratégias do procurement podem ajudar gestores a sanar estes problemas por criar procedimentos, históricos para análise de dados e acompanhar os processos de forma clara.
Entretanto, não é nada simples criar estratégias de aquisição no departamento de TI. Testar fornecedores não é opção no caso de contratos e correr o risco de instabilidade nos serviços de TI, prejudica a empresa inteira.
Então, como reduzir custos e organizar a cadeia de abastecimento do departamento de TI de forma que equilibre as necessidades de todos na empresa?
A melhor forma de fazer isso é contando com ajuda especializada.
A Telecomplus oferece uma consultoria especializada focada no bom desempenho e na redução de custos da empresa. Podemos ajudar no processo de sourcing e ajudar a melhorar as estratégias de procurement.
Com nosso foco em redução de custos, a Telecomplus trabalha como uma ponte entre os departamentos financeiros, compras e TI.
O equilíbrio do processo de aquisição sem impactar as operações diárias da empresa é possível!
Com ajuda especializada, não será complicado implantar o conceito de procurement na sua empresa para conseguir produtividade e melhoria contínua.
Fique à vontade para entrar em contato e solicitar uma avaliação gratuita para identificar as oportunidades de redução de custos em toda a cadeia de consumo de T.I.
Fabio Furlan é Fundador e Diretor na Telecomplus.
