Quão importante é a gestão de fornecedores em uma empresa? Ela é essencial para garantir o desempenho da equipe da empresa.
Eventualmente, os fornecedores de uma empresa precisam prestar um serviço tão personalizado que ele acaba se tornando parte da equipe.
Isso pode acontecer com serviços que são terceirizados ou com outros tipos de serviços essenciais da empresa.
Ter de trabalhar com fornecedores que não entregam o combinado, não prestam bom atendimento, não cumpre os prazos ou não fornece assistência técnica, é uma dor de cabeça que pode afetar toda a empresa.
Já é possível notar que a cadeia de fornecimento é uma parte delicada na empresa e precisa ser muito bem gerenciada. Por isso, é muito importante que sua empresa tenha sob controle a gestão de fornecedores.
Isso irá contribuir para que seu negócio permaneça sempre saudável e sustentável.
Quando falamos sobre a Tecnologia da Informação, essa necessidade é ainda maior. São fornecedores distintos com alta exigência técnica.
Se os fornecedores não forem bem administrados, a companhia correrá alguns riscos e consequentemente vai se colocar em uma situação difícil.
O Instituto Gartner fez recentemente uma pesquisa que aponta que 58% dos trabalhos realizados na empresa precisam de alto nível técnico.
Por falta de talentos no mercado, muitas empresas optam por terceirização de serviços. Esse problema pode ser ainda maior na área de TI, onde novas tecnologias são lançadas diariamente.
Isso mostra que é essencial ter um bom sistema de gestão de fornecedores. Encontrar e manter fornecedores se encaixam perfeitamente às necessidades da empresa, é um trabalho que exige muito esforço e dedicação.
As empresas devem evitar cair na armadilha de se acomodar aos mesmos fornecedores apenas por facilidade ou conveniência.
Na verdade, ter o controle das ações de seus fornecedores e saber exatamente como conduzir a relação que eles têm com sua empresa, é essencial para um relacionamento saudável entre ambas as partes.
O sucesso do seu produto final dependerá de uma boa gestão de fornecedores. Então, acompanhe o artigo e saiba porque uma boa gestão de fornecedores é importante e como ela pode ser colocada em prática.
O que entendemos como gestão de fornecedores?
Historicamente falando, a gestão de fornecedores foi criada por Peter Kraljic, consultor da McKinsey, no ano de 1983.
Segundo suas teorias, as empresas precisavam criar uma estratégia de compras de suprimentos a fim de agilizar esse processo e adquirir produtos de qualidade, na quantidade adequada, com um bom prazo de entrega e com valores mais vantajosos.
Embora haja a necessidade de se fazer um contrato para garantir mais segurança entre as partes relacionadas, não há diretamente uma relação de vínculo empregatício entre empresa e fornecedores.
Essa é uma boa estratégia econômica, porém, existe um controle maior sobre a qualidade dos serviços prestados e produtos fornecidos. Deve haver, uma troca justa e uma relação de confiança.
O setor que atua como responsável pela gestão de fornecedores, vem crescendo com muita agilidade no planejamento das operações financeiras das organizações.
Esse departamento tem o dever de mostrar e avaliar os riscos das empresas e tomar as medidas necessárias para solucioná-los.
Podemos dividir uma gestão de fornecedores em algumas etapas:
Processo de avaliação periódica – de tempos em tempos, a empresa vai fazer uma reavaliação sobre o perfil do fornecedor e saber se ele ainda está cumprindo com as determinações pré-estabelecidas.
O setor de gestão irá avaliar se é possível continuar com os mesmos fornecedores ou fazer uma reavaliação contratual, pois o atendimento deve cumprir os propósitos da empresa.
Processo de homologação – este fica responsável por avaliar questões relacionadas aos documentos, cadastros, exigências ambientais e fiscais de um empreendedor, qualificações técnicas entre outros.
Lembre-se que deve haver um padrão no fornecimento para sua empresa, também é necessário seguir normas legais para evitar dores de cabeça futuras. Pensando nisso, precisamos entender a importância de uma boa gestão de fornecedores.
Por que a gestão de fornecedores é importante?
Sem o devido gerenciamento, as parcerias com os fornecedores podem acabar não trazendo os resultados esperados para sua empresa.
Quando há uma boa comunicação e um bom relacionamento entre empresa e fornecedores, o trabalho se torna muito mais dinâmico e construtivo.
Com uma gestão bem administrada muitos benefícios virão a longo e a curto prazo.
Um processo efetivo de gerenciamento será muito útil para garantir melhorias no orçamento de produtos fornecidos à empresa. Ter vários fornecedores vai trazer uma concorrência sadia entre eles, o que será ótimo para melhorar negociações de taxas e preços.
Além disso, um bom relacionamento da empresa com os fornecedores é interessante para conseguir resolver os problemas que sempre surgem durante o fornecimento.
Na área de TI, o gerenciamento de fornecedores ajuda a ter um acompanhamento mais próximo da qualidade dos serviços.
Podemos citar também a importância de uma boa gestão como fator essencial para que sua empresa permaneça produtiva e não enfrente falhas de produção devido às lacunas no fornecimento de serviços e produtos essenciais.
Outro ponto importante em ter uma gestão de fornecedores bem estruturada é a base para tomar a decisão de terceirizar serviços na empresa.
Pode ser muito lucrativo e produtivo ter empresas qualificadas para fazer determinados serviços, mas entender quando é vantajoso fazer esta troca de serviços é essencial para o sucesso do processo.
Seja para um empreendedor que está no início da carreira ou para aqueles que já atuam há muito tempo no mercado, uma coisa não muda em relação a isso: um gerenciamento de qualidade vai garantir a saúde financeira de sua empresa e trazer muito mais confiança para aqueles que usufruem de seus serviços.
E no caso de uma gestão de fornecedores de TI?
Os princípios da gestão de fornecedores não se alteram muito entre os departamentos, inclusive o de TI. No entanto, as ações precisam ser rápidas e precisas.
A tecnologia é constantemente atualizada, então é preciso ter atenção especial para não perder oportunidades.
Além disso, a gestão de fornecedores na área de TI precisa considerar que muitas empresas usam métodos tecnológicos diferentes, o que influi nos valores e resultado dos serviços prestados.
É aí que deve entrar uma boa análise de custo benefício e um bom planejamento para administrar os contratos entre fornecedores.
Alguns gestores ficam confusos com esta parte, devido à necessidade de entender termos técnicos e analisar a real demanda na área da tecnologia. Certamente, a ajuda técnica é importante neste momento.
A gestão de fornecedores em TI pode exigir alguém com conhecimentos em tecnologia, software, sofre a ferramenta que está sendo terceirizada, habilidade para conversar com os fornecedores e estabelecer um bom contato com eles.
É um trabalho que exige muita responsabilidade, pois optar por um serviço que atrapalhe o desempenho da empresa, seria desastroso.
A gestão vai envolver encontrar melhores ofertas, saber avaliar contratos, oferecer comparações entre produtos e serviços, manter os contratos de fornecedores que sejam sólidos e atualizados, além de manter um bom relacionamento com os fornecedores.
A Telecomplus oferece um serviço especial para ajudar gestores na gestão de fornecedores, mas falaremos mais sobre isso no final do artigo.
Como funciona a gestão de fornecedores?
A gestão de fornecedores funciona como um conglomerado de processos, contratos e ações, cujo objetivo é criar e instituir um bom relacionamento entre a empresa e os responsáveis pela terceirização de produtos e serviços.
E para fazer essa relação entre empresa e fornecedor fluir bem, é preciso uma boa administração destes processos.
A primeira coisa a ser feita é instituir processos para pesquisar e conhecer quem são seus fornecedores antes mesmo de dar início a essa relação.
Avalie a qualidade, o valor dos produtos ou serviços. Nem sempre o preço mais alto é sinônimo de alta qualidade.
Muitas vezes o que está mais acessível também pode ser um bom produto e atender suas necessidades de sua empresa de modo eficaz. Procure analisar o custo-benefício do contrato.
Procure referências do fornecedor com outros clientes que ele atende. Outro ponto a ser pensado de antemão é sobre a quantidade de fornecedores que será necessário para te atender.
Será melhor contratar vários fornecedores, ou apenas um irá ser o suficiente?
É bem interessante colocar em pauta também a frequência no fornecimento de certos produtos e serviços.
Além de se certificar que seus fornecedores cumpram com todos os requisitos – respeito por normas de segurança, sigilo das informações, certificações, normas de sustentabilidade, entre outros.
Erros que precisam ser evitados numa gestão de fornecedores
Uma boa gestão empresarial é repleta de desafios e não pode ser encarada como algo leviano. Erros podem acontecer porque nem sempre teremos o controle total das situações adversas que surgem ao longo do percurso.
Entretanto, no que for possível, faça o máximo para que o setor administrativo saiba gerenciar a parte financeira com eficiência e compromisso.
Tenha sempre uma reserva financeira disponível. Atrasos no pagamento de fornecedores podem desgastar o relacionamento.
Além disso, ter de optar por fornecedores ruins por falta de recursos para contratar serviços que atendam as necessidades da empresa pode impactar o desempenho do departamento.
Uma boa dica, pode ser optar por um seguro empresarial. Imprevistos com máquinas, roubo, incêndio e desastres naturais podem acontecer e nestas ocasiões nem sempre poderemos contar com nossos habituais fornecedores para fornecimentos de emergência. É sempre bom estar preparado.
Já ouviu falar em VMO?
Essa é a sigla usada comumente para identificar o responsável pelo gerenciamento de fornecedores de TI (Vendor Management Office).
Não se trata do departamento de compras, este responsável poderá ser um consultor terceirizado ou alguém da empresa.
Eles cuidam das estratégias, ajudam a construir as políticas de fornecimento e auxiliam na classificação desses fornecedores. Também podem analisar os relatórios, monitoram o desempenho e facilitam as decisões que precisam ser tomadas.
Esse escritório também ajuda os líderes de TI a desenvolverem um bom relacionamento com fornecedores e conquistarem um bom posicionamento no mundo dos negócios.
Quando a empresa tem um VMO, há uma grande economia de tempo e dinheiro na organização e gestão de fornecedores.
De fato, pode parecer difícil pensar em tantas mudanças e adaptações, mas todo esforço vai resultar em qualidade e manterá sua empresa sempre atualizada.
Procure ajuda de quem entende do assunto
A consultoria na área da redução de custos em TI pode ajudar sua empresa a fazer a melhor gestão de fornecedores possível, sem impactar as operações da empresa.
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Fabio Furlan é Fundador e Diretor na Telecomplus.