Quando falamos sobre gestão de algo logo pensamos em administrar algo, uma empresa, um grupo de pessoas. Mas o que seria a gestão de dados dentro de uma empresa e qual a sua importância para quem comanda?
Pense na seguinte situação: o dono de um restaurante estava muito feliz, pois logo após a sua inauguração, seu espaço estava sempre lotado e ele estava certo que seu negócio era promissor, porém, após algum tempo, o movimento começou a despencar.
Como esse proprietário vai saber o que aconteceu e como resolver?
Por meio da análise de dados, é possível saber que é bastante natural um restaurante que teve uma boa divulgação tenha uma movimentação interessante logo após a inauguração. Afinal, as pessoas estavam curiosas para conhecer.
Entretanto, passando essa fase, se a estratégia não estiver bem alinhada com o público-alvo, as vendas não vão se manter no mesmo patamar. E isso é algo bem mais previsível do que parece.
O proprietário do restaurante precisa de dados concretos para traçar sua estratégia: quem são as pessoas que frequentam? O que gostam de comer? Qual horário costumam ir?
As respostas dessas perguntas estão nos dados que ele colheu dos clientes que frequentaram o restaurante. Esses dados, analisados corretamente, vão apontar a esse proprietário a direção que ele deve conduzir os seus negócios.
O exemplo que citamos acima é só uma pequena visualização de como a gestão de dados é fundamental para tomada de decisão e estratégia. Além disso, é graças a gestão de dados que você consegue identificar os pontos de melhoria.
Obviamente esse dono de restaurante conseguirá colher essas informações e gerenciá-las com mais facilidade devido ao número reduzido de clientes que ele atende.
Agora imagine uma grande corporação com fluxos de clientes e volumes de produtos bem extensos, quantas informações ele precisa administrar e como será possível cruzá-las para que se transformem em respostas e estratégias?
Analisar como o gestor encara estes dados estratégicos é o primeiro passo. Considera como um ativo valioso e estratégico? Toma ações para a compilação, análise e proteção deles?
A verdade é que muitas empresas passaram a realizar a gestão de dados, que nada mais é do que coletar, manter e usar os dados de forma segura, ordenada e estratégica.
Dessa forma, o objetivo é otimizar as informações para serem base na tomada de decisão e melhorar os resultados da empresa.
O que é gestão de dados?
A gestão de dados coleta, mantém e usa os dados da empresa como um recurso valioso.
O objetivo é transformar essas informações para embasar decisões estratégicas. É feito por profissionais, processos, metodologias e ferramentas específicas e seguras.
A boa gestão de dados permite uma visão clara da empresa. Já que, com informações confiáveis e relevantes, é possível ter o entendimento de todo o cenário e analisar o comportamento do consumidor. Além disso, também é possível tomar decisões estratégicas, criativas e inovadoras.
Os dados conquistaram no meio corporativo um valor tão grande que se tornou como uma moeda da atualidade. Afinal, estamos vivendo uma era onde informação é o maior bem que se pode possuir.
Mas dados isolados são inúteis sem um contexto e inteligência para interpretá-los, um grande aliado nesse processo é business intelligence e análise de dados para gestão de negócios.
A gestão de dados traz a compreensão do mercado, a situação em relação aos concorrentes e estratégias aplicadas com inteligência competitiva.
Por que fazer a gestão de dados?
São muitas as vantagens de fazer gestão de dados na empresa.
Inúmeras informações são coletadas dos clientes de diversas fontes, pense no desafio de tratar os dados coletados adequadamente.
Já imaginou garimpar essas informações de balanços financeiros, relatórios de prospecção ou outros documentos importantes sem um sistema inteligente que cruza as informações e gera relatórios específicos para cada situação desejada?
Seria um grande desperdício de recursos humanos e financeiros, além do tempo gasto com tarefas burocráticas por não ter os dados organizados e de fácil acesso num sistema. Ou seja, no final, o gasto para levantamento desses dados não compensaria seu resultado depois.
Pensando nisso, podemos considerar que há muitas vantagens em fazer a gestão de dados na empresa, veja algumas.
1. Gerenciamento inteligente das informações
As empresas costumam ter muitas informações, mas nem sempre sabem usá-las com sabedoria.
Com a gestão de dados inteligente elas são organizadas e transformadas em soluções criativas.
2. Minimizam erros
Ajuda a diminuir prejuízos causados por dados incorretos que muitas vezes são gerados do comportamento humano. Por exemplo, em uma situação de cansaço extremo alguém pode deixar passar uma informação importante, ou não alinhar algo que deveria ser passado para um supervisor.
Além disso, processos automatizados garantem a segurança e proteção das informações, principalmente pela padronização de processos.
3. Melhoram a eficiência
Informações acessíveis e processadas rapidamente contribuem para a produtividade do negócio.
A redução de tempo disponibiliza os colaboradores para se dedicarem a melhorias de processos. De maneira geral, o tempo gasto apenas para melhoria é bem mais produtivo do que o tempo que levaria para coletar manualmente os dados encontrados.
4. Aumento na qualidade dos dados
O sistema consegue comparar informações, eliminar duplicidades e apontar inconsistências.
Dessa forma, a empresa passa a ter uma base de dados com mais qualidade e principalmente com mais relevância para ser usada depois.
5. Tomada de decisão assertiva
Informações organizadas e acessíveis contribuem para tomar decisões corretamente. Por exemplo, é muito mais fácil tomar uma decisão quando todas as variáveis e informações estão em cima da mesa.
6. Proteção de dados
Garante que os dados sejam protegidos e armazenados corretamente. Os sistemas fazem backups em nuvens para que as informações estejam seguras.
O uso de tecnologia reduz custos e facilita a unificação das estratégias, aprimora a sintonia na organização e o setor de T.I. se aproxima de negócios com melhores oportunidades integradas.
Pense em como a gestão de dados pode melhorar o relacionamento com os clientes, por integração das áreas, por exemplo: o histórico de vendas pode gerar melhor atendimento no pós-venda.
Além das tratativas comerciais, destaca-se também a segurança, a proteção das informações ganham evidência com todos os mecanismos de controle responsáveis por manter o sigilo das informações e cuidam para que processos e estratégias não saiam do ambiente corporativo.
Como fazer uma gestão de dados eficaz
De acordo com uma pesquisa publicada pelo Serasa, 9 em cada 10 empresas têm reputação afetada pela má qualidade de seus dados:
“95% das empresas apontaram que a má qualidade das informações em seus negócios impacta negativamente a interação com o consumidor, a reputação e a eficiência de suas operações. Sete em cada 10 companhias afirmaram ainda não ter controle direto sobre os dados, apesar de saber o quanto isso afeta a capacidade de explorar ao máximo o potencial desse recurso para atingir objetivos estratégicos.”
Esses números apontam para a dificuldade que as empresas têm em gerir suas informações de maneira eficiente e organizada e usá-las na elaboração de estratégias consistentes.
Por isso é tão importante aprender a fazer uma gestão de dados eficaz, veja os passos iniciais.
1. Encare seus dados como um ativo valioso para sua organização
Reconhecer a importância dos dados nas estratégias da empresa é o primeiro passo para criar políticas de decisões baseadas em informações.
2. Mapeamento
Fazer um diagnóstico inicial, avaliando as principais necessidades da empresa sobre a gestão de dados.
3. Definir os profissionais responsáveis
Determinar quem responderá pela área, e quais serão as responsabilidades desse colaborador.
4. Crie estratégia
Desenvolva uma estratégia para o gerenciamento das informações dos próximos anos.
Nessa fase todos os setores da empresa precisam atuar de forma integrada, devem escolher a infraestrutura, ferramentas e regras adequadas.
Essas decisões vão afetar o negócio a longo prazo, portanto disponha de estudos e reflexões necessárias.
5. Treine os departamentos
A empresa precisa desenvolver a cultura de utilizar as informações sempre, por isso é importante capacitar todos os colaboradores para registro de dados, armazenamentos e normas de segurança, assim reduzirá erros e aumentará a confiabilidade.
6. Acompanhe os resultados
Monitorar os resultados é fundamental para as melhorias constantes.
Visto que as informações mudam rapidamente, a gestão de dados deve estar sempre atualizada.
Analise como cada mudança afetou na produtividade e competitividade do negócio.
Conclusão
A boa gestão de dados depende de liderança e boas decisões, traz redução de custos e riscos, bem como inteligência competitiva.
O bom gerenciamento de informações não é apenas de um luxo desejável, mas uma estratégia para as empresas que tomam decisões conscientes, com visão privilegiada e insights para novas possibilidades.
Use a tecnologia a seu favor para operar com inteligência num mercado competitivo.
Lembre-se que para alcançar o equilíbrio entre as análises e a implementação prática de melhorias, você precisará de ajuda profissional. Identificar a origem de um problema é apenas o primeiro passo para resolvê-lo.
A Telecomplus é uma empresa especializada em redução de custos na área de T.I. e telecomunicações. Nossa especialidade é a melhoria contínua dos processos das empresas sem o impacto nas operações diárias.
Por isso, se precisar de ajuda especializada para iniciar ou melhorar sua gestão de dados, nós podemos orientar sua equipe e ajudar a contratar a melhor solução pelo menor custo.
Que tal uma conversa para saber mais sobre este assunto? Entre em contato conosco.
Fabio Furlan é Fundador e Diretor na Telecomplus.
