A área de projetos dentro de uma empresa é a grande responsável por manter um negócio ativo e relevante no mercado. Por isso, a consultoria em gestão de projetos pode ser uma ótima solução para manter a área otimizada.
De maneira geral, os projetos pensados dentro desse setor é o que sai para as ruas, para os clientes. Ou seja, é aqui que nascem as ideias para a empresa concretizar em negócios.
Por conta disso, é imprescindível que sua empresa tenha a área de projetos sempre operando o melhor possível. Além disso, existe uma série de boas práticas para auxiliar nesse processo.
Entretanto, é natural que as empresas gradualmente acabem perdendo um pouco da capacidade criativa e mais do que isso, da capacidade de gerir esses novos projetos. Por isso, é essencial que se perceba o momento exato de apostar na consultoria em gestão de projetos.
Qualquer empresa cujo objetivo seja crescer e se estabilizar no mercado, precisa olhar com cautela para o setor de negócios e projetos. No artigo de hoje vamos falar um pouco sobre a consultoria de projetos e como ela pode ajudar a sua empresa.
O que é consultoria em gestão de projetos?
De maneira geral, uma consultoria é a prestação de serviços voltada a oferecer conselhos e sugestões para melhoria em determinados setores de uma empresa. Nesse caso, para saber mais sobre o que é e as vantagens de uma consultoria, nós falamos tudo sobre o assunto aqui no nosso blog.
Trazendo essa conceituação geral para a área de processos, podemos entender a consultoria em gestão de projetos como o aconselhamento para otimização do setor. Seria ofertar sugestões para que sua empresa possa gerir melhor a área de projetos.
Outro ambiente diretamente afetado com esse modelo de consultoria é o próprio RH de uma empresa, já que trabalhar com a gestão de projetos impacta diretamente os colaboradores.
Assim, quando uma empresa realiza uma consultoria em gestão de projetos, significa dizer que ela ajuda a sua empresa a otimizar os próprios processos e se desenvolver internamente. Além disso, a consultoria também ajuda na melhoria de posicionamento no mercado.
Apesar de parecer algo muito abrangente, no decorrer do artigo vamos destrinchar ainda mais esse conceito. Com isso, você vai conseguir entender se é uma necessidade atual da sua empresa.
De maneira geral, em algum momento todas as empresas podem precisar de um aconselhamento, principalmente as que mais crescem. Isso ocorre principalmente pelo desgaste natural que as áreas costumam passar.
Por isso, independente do momento da empresa, é extremamente aconselhável contar com um consultor de projetos.
Como escolher um consultor de projetos?
Se estamos falando de um setor tão importante para uma empresa, a escolha da empresa especializada para consultoria não pode ser feita de qualquer maneira. Nesse caso, existem alguns critérios básicos para conferir antes de fechar a parceria.
Em geral, os principais pontos são buscar as soluções normalmente aplicadas por esse consultor ou pela empresa buscada. Além disso, procure entender se a empresa possui uma visão integrada de atuação.
A visão integrada diz respeito a unificar as ações em torno de um objetivo comum, fazendo que a empresa trilhe um caminho focado e especializado. Afinal, pouco (ou nada) vai adiantar trabalhar em diversos alvos sem uma especialização.
Por isso, outro ponto importante é conhecer a empresa a fundo, buscando outros casos onde atuou e seus resultados. É importante ainda evitar consultores que prometem milagres do dia para a noite.
A consultoria em gestão de projetos é trabalhada com um teor de paciência e tempo. Pois, de maneira geral, é um setor sempre muito delicado de se trabalhar, pela importância para a empresa.
Normalmente, as ações sempre se concentram em uma mudança gradual, sendo importante que a empresa contratada entenda por completo seus objetivos enquanto empresa.
3 momentos para contratar uma consultoria em gestão de projetos
É sempre difícil afirmar com total certeza que uma empresa precisa de uma consultoria em gestão de projetos. Porém, pensando com cuidado em alguns pontos principais, entender essa necessidade pode ser mais simples.
1. Definição de metodologias
Talvez esse seja um dos principais momentos para você ter certeza que uma consultoria ajudaria seu negócio. Estamos falando de quando surge um novo produto, negócio ou serviço, e ele precisa ser trabalhado para o mercado.
Nessas situações, é normal surgir algumas dúvidas de como atuar, como organizar os processos internos e a exibição externa. Por isso, a consultoria em gestão de projetos pode facilitar essa definição de caminho a se seguir.
2. Projetos sem resultado esperado
Outro momento muito comum é quando um projeto que a empresa investiu tudo que podia retorna com índices abaixo do esperado. Dessa forma, o consultor de projetos consegue ajudar a empresa a entender principalmente as causas desses índices.
Além de entender as causas, fica mais simples a decisão do que fazer com o que se tem em mãos para atender a expectativa inicial.
3. Equipe sem experiência
Quando uma empresa decide inovar em algum setor, é natural que a equipe comece sem tanta experiência nos processos esperados. A consultoria em gestão de projetos pode ajudar nesse direcionamento.
Além disso, em alguns casos quando a empresa já é ativa no mercado, ter uma equipe inexperiente pode dificultar o andamento dos processos. Dessa forma, com um consultor de projetos, acaba sendo um processo menos burocrático seguir no mercado enquanto a equipe se estabelece internamente.
Tipos de serviços em uma consultoria de projeto
Como dito anteriormente, a consultoria em gestão de projetos é muito abrangente, então as possibilidades de atuação são incontáveis. Por isso, definimos uma lista com os principais serviços ofertados.
De maneira geral, muitas vezes a empresa contratada acaba ofertando mais de um serviço em um único trabalho. Por isso, vai variar de empresa para a empresa.
Mesmo assim, a consultoria em gestão de projetos atua principalmente com:
- análise de processos e projetos existentes buscando possibilidade de melhoria;
- qualificação em treinamentos para a equipe, buscando integração;
- planejamento para os próximos passos em projetos existentes e planejar a execução de um novo projeto;
- auxílio no planejamento financeiro da empresa, entendendo a sua viabilidade econômica;
- acompanhamento direto nos processos realizados como um mentor ou coordenador.
Além dessas cinco atuações, existem dois pontos considerados o pilar de uma consultoria em gestão de projetos: apresentação de um projeto e a otimização de recursos. Por isso, vamos falar um pouco mais sobre ambos.
Apresentação para investidores
Uma consultoria em gestão de projetos consegue preparar em conjunto com a empresa a melhor maneira de apresentar o negócio para possíveis investidores. Afinal, se a consultoria consegue melhorar seus processos, também consegue ajudar a vendê-lo.
Nesse caso, os principais nortes que o consultor de projetos oferta é com relação a quais melhorias podem ser feitas para conseguir ser repassado exatamente o que a empresa pode oferecer.
Otimização de recursos
Não dá para falar de consultoria sem falar de otimização de recursos, ainda mais por esse ser o principal objetivo de qualquer tipo de consultoria. Nesse caso, a otimização de recursos ocorre principalmente pela reformulação no processo da empresa.
Quando você reformula determinado projeto para atuar de maneira mais objetiva e eficiente, naturalmente seus recursos usados são otimizados ou diminuídos.
3 motivos para contratar a consultoria em gestão de projetos
Agora que você já conhece mais sobre a consultoria em gestão de projetos, elencamos os três principais motivos para contratar um consultor de projetos.
1. Tempo otimizado
Sem sombra de dúvidas pode ser considerada uma das grandes vantagens da contratação de uma consultoria. Na verdade, o raciocínio é bem simples.
Se você pega um projeto que não está sendo otimizado como pode, o tempo gasto para colocá-lo em prática é muito maior do que deveria ser. Ao ter um consultor apresentando ideias melhores de atuação, o tempo entre o início e o fim diminui drasticamente.
Afinal, quando algo é feito da maneira indevida é natural que se tenha desperdício não só de dinheiro, mas de tempo.
2. Melhorias são descobertas mais facilmente
Quando um consultor de projetos realiza a análise completa da sua empresa, é possível encontrar melhorias nos menores pontos de um processo imenso. Isso ocorre principalmente pela capacidade desse consultor em olhar clinicamente para um negócio.
Dessa forma, ao deparar com um projeto fora do prazo ou com falhas de execução, o consultor possui um olhar treinado para encontrar os possíveis gargalos.
3. Redução de custos
Aqui na Telecomplus, nosso principal objetivo quando atuamos com consultoria em gestão de projetos é reduzir custos nas empresas. Afinal, esse acaba sendo um dos grandes motivos para as empresas fecharem as portas.
Na consultoria, naturalmente são encontrados gargalos que acabam afetando o lado financeiro, seja pelo seu valor residual ou pelo valor agregado. Por exemplo, um processo que está sendo feito hoje em um tempo muito maior do que deveria.Gostou do nosso conteúdo? Você pode saber mais sobre consultoria em gestão de processos e outros assuntos da área de T.I. no nosso blog, ou falar diretamente conosco para tirar dúvidas e dar sugestões.
Fabio Furlan é Fundador e Diretor na Telecomplus.
