Existe uma fórmula capaz de tornar seu negócio mais rentável? Sabemos que é necessário saúde financeira para que a empresa tenha sucesso.
Mas apenas cortar despesas e controlar os gastos não são suficientes. Não seria ótimo ter uma metodologia poderosa com técnicas e procedimentos capazes de mapear e controlar todos os gastos da corporação? Essa fórmula existe: Strategic Sourcing.
Por que o Strategic Sourcing é importante? Porque ele avalia a complexidade envolvida na compra ou contratação de serviços e analisa o impacto da aquisição para a empresa.
Outra vantagem é que confere um alto nível de inteligência, otimiza a execução de processos, controle de qualidade e gestão de custo. Além disso, ajuda a empresa a vencer a complexidade dos negócios e lidar com as variáveis nas compras e contratações.
É verdade que todos querem fazer aquisições através de uma boa negociação. Mas, infelizmente, alguns acabam percebendo que esse processo é bem complexo. Falando sobre a complexidade dos negócios, um artigo publicado na CNN Brasil diz:
“O Brasil é o país mais complexo do mundo para fazer negócios, segundo relatório anual da TMF Group, empresa especializada em ajudar clientes a investir e operar com segurança. O ranking analisou o ambiente de negócios e compliance de 77 países, a partir de 290 critérios. Na sequência, vêm França e México, ocupando segundo e terceiro lugares, respectivamente, como as nações mais complexas para se fazer negócios.”
Como lidar com as inúmeras variáveis nas compras e contratações? Strategic Sourcing pode ajudar.
Antes, o setor de compras era como uma central de pedidos, recebia Ordem de Compras e fazia cotações sem se aprofundar com o processo produtivo. Itens considerados de menor preço acumulavam-se no estoque e um produto de baixo custo tornava-se caro para empresa devido às despesas de armazenagem ou por ser um produto de baixa qualidade.
Houve a necessidade de criar uma estratégia que avaliasse as consequências da aquisição de cada produto. Isso ajudaria não apenas a reduzir perdas e diminuir custos, mas dar coesão às atividades e buscar os resultados e objetivos da empresa. Dessa forma surgiu o strategic sourcing.
Por meio dele é possível buscar o equilíbrio financeiro do negócio, pois avalia o custo total dos insumos e não apenas o menor preço oferecido. Entre outras variáveis, analisa o poder de negociação com os fornecedores, a importância dos materiais, a qualidade e relevância do serviço oferecido e opções de modelo de contratação.
O strategic sourcing vai além da contratação, o objetivo é conhecer profundamente o Mercado do item ou serviço que será objeto deste processo e as principais variáveis que impactam o seu custo. Vamos imaginar uma situação específica: um gestor de Suprimentos de um Hospital que necessita contratar um serviço de Call Center (SAC).
Ele terá de conhecer profundamente todos os aspectos relacionados a prestação deste serviço, desde impactos de convenções trabalhistas e legislação, aspectos relativos à capacitação dos atendentes, infraestrutura de TI necessária e o que desta infraestrutura será provido por sua Empresa ou pela Contratada – ele também terá de entender como o seu Fornecedor estrutura seu custo e compõe sua oferta de preço, pois somente desta forma ele conseguirá manter-se competitivo em relação ao praticado no Mercado.
O strategic sourcing cria um moto-contínuo de ‘desafio’ da estrutura de custos de uma Empresa, mesmo quando há uma alta dependência do negócio da Companhia frente ao fornecimento de um produto ou serviço específico; neste caso esse moto-contínuo é ainda mais necessário pois quanto maior a dependência maior será o tempo para uma tomada de decisão segura quanto a mudança de um Fornecedor ou modelo de contratação.
Mas como implantar o strategic sourcing na empresa?
Passo a passo de como fazer strategic sourcing
Strategic sourcing realiza um planejamento estratégico com etapas que qualifica os fornecedores, avalia as condições da compra, negocia e fecha acordos comerciais para suprir as necessidades da empresa.
Além da redução de custo, busca a eficiência e qualidade. É um modelo de gestão inteligente com métodos práticos e objetivos na execução de uma concorrência
Analisando cuidadosamente cada fase do processo para o benefício financeiro. A aplicação do método leva em média de 3 a 6 meses para completar e estabelece uma relação de longo prazo com o fornecedor escolhido.
Etapa 1. Investigação de dados
Define o baseline (padrão aceitável) do projeto. É um retrato da atual prática da empresa, tendo como escopo o serviço utilizado, valor, impostos, SLA (Service Level Agreements – acordo de nível de serviço) e outras informações pertinentes.
Etapa 2. Análise de mercado
Faz uma análise de mercado detalhada para identificar os fornecedores que podem oferecer o serviço.
O cliente indica os fornecedores que acredita estarem aptos para atendê-lo, elabora o longlist (a relação dos potenciais fornecedores) e envia uma RFI (Request for Information – pedido de informação), um questionário sobre os detalhes técnicos para os fornecedores.
De acordo com a resposta dos produtores, é feita uma filtragem que classifica os parceiros como aptos para próxima fase: tomada de preços.
Por meio da ferramenta Análise de SWOT, é possível apontar e classificar os aspectos positivos e negativos de cada fornecedor. Também pode ser usada a matriz, que considera cinco fatores para desenvolver uma estratégia eficiente identificando os pontos fortes e vulneráveis de cada parceiro.
Após as análises ficam definidos os fornecedores que seguirão no processo (shortlist).
Etapa 3. Elaboração de material de concorrência
Nessa etapa são criados os materiais que vão à concorrência. O documento deve ter o escopo que será contratado e SLAs exigidos.
Pode adicionar a este material a relação de documentos que os fornecedores deverão apresentar e a minuta do contrato. Elabora-se uma planilha de cotação para que os fornecedores apontem seus valores.
Etapa 4. Cotação, análise, distorções, escopo cotado, TCO
Durante o processo de cotação, pode-se realizar workshop com todos os fornecedores para esclarecimentos adicionais e dúvidas que possam surgir. Em seguida, são agendadas visitas técnicas com para que entendam o escopo e esclareçam dúvidas.
Todas as dúvidas levantadas são respondidas e enviadas a todos os fornecedores, sem favorecimento de resposta. São encaminhadas aos fornecedores duas propostas – a técnica para área requisitante e a comercial para área de compras.
Além de analisar o preço cotado, consideram-se também os custos totais da proposta (TCO), que envolve custos logísticos e financeiros e se o fornecedor é confiável.
Avalia os aspectos técnicos e comerciais em relação aos possíveis cenários e define melhor estratégica.
Etapa 5. Negociação
Nessa etapa, os fornecedores selecionados podem dar sequência ao processo. O objetivo é uniformizar os valores conforme o objetivo definido na proposta. A partir daí, novos cenários de fornecimento são elaborados de acordo com a área técnica.
Etapa 6. Elaboração do contrato
A elaboração do contrato garante a segurança na prestação de serviços, pois contém os detalhes negociados, tanto no sentido técnico como comercial.
As cláusulas de saída também são apontadas no contrato, no caso de prestação de serviços, o fornecedor apresenta o recolhimento de imposto e encargos trabalhistas e previdenciários dos profissionais alocados para execução do serviço.
Em caso de troca de fornecedores, é importante minimizar os riscos e ter como base o cronograma de atividades.
O desenvolvimento de uma estrutura de governança de TI eficaz é fundamental. Define os princípios, regras e processos além de fornecer a estrutura nas tomadas de decisões. Essa estrutura pode ser em três níveis: executivo, comercial e operacional. Além de eficaz, fornece o caminho de escalonamento para tomada de decisão.
A terceirização de sistemas e serviços de TI é considerada com atenção, decisões erradas durante o strategic sourcing acarreta problemas de entrega de serviços e aumento de custo. Uma boa abordagem ajuda a evitar armadilhas e entregar um contrato adequado.
Como observamos, o strategic sourcing é uma técnica que considera todos os aspectos da contratação de serviços e aquisição de produtos e garante o entendimento e assertividade com os fornecedores. É fundamental haver ferramentas de avaliação ao longo do processo minimizando riscos operacionais e financeiros.
A Telecomplus pode ajudar sua empresa a organizar o strategic sourcing em sua empresa. Caso necessite de ajuda especializada para implantar esta metodologia no departamento de TI e Telecom, entre em contato comigo e solicite uma avaliação sem custo para identificar as oportunidades de redução de custos em Supply e em toda a cadeia de consumo de T.I.
Fabio Furlan é Fundador e Diretor na Telecomplus.
