Controle de inventário ajuda na redução de custos nas empresas

Controle de inventário de T.I.? Isso parece uma tarefa chata e assustadora! No entanto, ela pode ajudar na redução de custos nas empresas de forma considerável. Sabia disso?

Um controle de inventário é uma relação de recursos necessários para o funcionamento do departamento. 

Quando bem construído, este relatório pode ajudar a identificar gastos sobressalentes e pensar em melhores estratégias para gerir a infraestrutura de T.I.

O inventário de T.I. contém todas as informações relevantes sobre os dispositivos: troncos, ramais, link de dados, etc. 

Preparamos esse conteúdo para mostrar que o controle eficiente do inventário ajuda na redução de custos de telecom e aumenta a lucratividade.

Como o controle de inventário pode ajudar na redução de custos nas empresas?

Um dos benefícios do inventário é a capacidade de identificar problemas antecipadamente e tomar decisões estratégicas. Veja como o inventário contribui na redução de custos nas empresas.

Evitar despesas na troca de equipamentos: com o controle dos ativos de T.I., é possível saber o melhor momento para realizar revisões preventivas e manutenções corretivas.

 

Isso é importante, pois ajuda a evitar  problemas mais graves, impactando na vida útil do equipamento, evitando gastos com a reposição precoce e urgente. 

Também é possível identificar quais equipamentos estão gerando mais gastos e substituí-los.

Gerenciamento de prazos e garantias: com o inventário é mais fácil controlar os prazos de suporte e garantia dos softwares e hardwares da empresa, podendo fazer atualização dos ativos antes do fim da cobertura.

Gerenciamento da utilização dos funcionários: é possível identificar as situações de mau uso e treinar os usuários para evitar problemas devido ao uso incorreto.

Segurança dos dados corporativos: o controle atualizado evita ataques cibernéticos por identificar sistemas antigos ou indevidos, softwares maliciosos que podem capturar senhas ou roubar dados.

Monitoramento das necessidades de infraestrutura: identifica se os equipamentos atendem às necessidades da empresa, se existem ativos insuficientes ou em excessos, evitando perda financeira e produtiva. 

Domínio no setor de telecom: as faturas auditadas e centralizadas permitem analisar valores e verificar quais despesas podem ser cortadas, seja com a equipe, provedor ou operadoras, para otimizar a área sem perder qualidade.

Outro aspecto importante são os acessos de dados ou voz devem ter listados todos os detalhes referentes a sua aquisição. 

• SLA acordado;
• Designação;
• Capacidade;
• Endereço de instalação;
• Data de instalação;
• Contrato associado;
• Data de assinatura do contrato;
• Regra para cálculo de multa;
• Prazo de fidelização.

São algumas das variáveis que necessitam ser controladas e irão facilitar a tomada de decisão no caso de necessidade de upgrade, troca de fornecedor ou estruturação de um processo RFP, por exemplo.

Monitorar a visibilidade dos gastos: alguns indicadores podem ser usados para controlar gastos, são eles.

• Gastos por produtos (telefonia móvel, fixa, etc);
• Histórico de gastos com telecomunicações nos últimos meses;
• Gastos por tipo de serviço (ligação internacional, local, uso de internet, etc);
• Gastos alocados para unidades ou funcionários;
• Gastos por prestadora de telecom contratada;
• Identificação de despesas top offenders para direcionamento quanto a iniciativas de strategic sourcing; antecipando ações em categorias com maior tendência de aumentos nos custos no médio/longo prazos.

O que é e como começar a fazer um controle de inventário

Vamos entender melhor o que é o inventário de T.I.? 

É uma lista com informações detalhadas sobre os ativos tecnológicos da empresa. Com esse cadastro, é possível tomar as decisões mais importantes relacionadas a infraestrutura de T.I.

Nessa lista deve conter todas as ferramentas, equipamentos, programas e outros itens que a empresa possui. O registro deve incluir todos os hardwares e softwares da empresa.

Quando esse inventário deve ser feito?  Se você não tem o hábito de fazer, faça o quanto antes, pois ele será um grande aliado na gestão de TI, independente do porte ou setor da empresa. 

Ele deve ser atualizado constantemente para que as informações sejam confiáveis e fundamentar as decisões em planejamento de curto, médio e longo prazo. Assim, é mais um item importante na redução de custos nas empresas.

Que informações devem constar no inventário? É importante registrar a quantidade de equipamentos e sistemas, datas de compra, dados técnicos, números de série, locais instalados, datas das últimas manutenções e atualizações, e outros dados.

Categorizar os itens

Um inventário de infraestrutura de TI organizado e eficiente tem os itens divididos em categorias e subcategorias. Sendo as categorias: software, hardware, conectividade e usuários. Muitas pessoas não imaginam o quanto um inventário ajuda na redução de custos nas empresas.

Hardware são os dispositivos físicos:

• computadores;
• notebooks;
• impressoras;
• relógios de ponto;
• câmeras;
• equipamentos de biometria; 
• roteadores; 
• modens; 
• servidores, etc.

Software são os recursos intangíveis:

• aplicativos;
• licenças;
• serviços em nuvens, etc.

Conectividade são os recursos ou serviços contratados junto a Empresas que atuam no Mercado de Telecomunicações:

• links de dados;
• linhas de voz e dados móveis;
• acessos específicos para voz (linhas analógicas ou digitais, via fibra ou rádio frequência);
• serviços de datacenters;
• serviços de disparo de e-mails ou SMS;
• redes Wi-fi (via provedores terceirizados).

Outros provedores integrados de soluções de conectividade: rede específicas para tráfego POS, por exemplo.

Usuários são perfis que usam a infraestrutura TI, deve conter:

• senhas;
• horários de login e logoff;
• sistemas utilizados, etc.

Lembrando que serviços de outsourcing nos modelos SaaS ou HaaS também necessitam ser incluídos no escopo de controle do inventário de infraestrutura de T.I.

É importante a monitoração de todos os equipamentos conectados a rede, mesmo que as soluções sejam providas e mantidas por um terceiro (exemplo: contratação de serviços de firewall e segurança de redes tendo como base os modelos SaaS/HaaS, onde o investimento, gestão e performance dos serviços são garantidos por uma empresa especializada).

Esses aparelhos e o modelo SaaS são muito usados em redução de custos nas empresas, principalmente pela descentralização.

Criar um esquema de nomeação

Cada equipamento deve receber uma etiqueta com o nome e nomenclatura diferenciada.

 

Isso é importante para constar licenças, manutenções, usuários específicos para cada equipamento.

Listar os ativos

Essa lista pode ser feita em planilhas, mas não é recomendado, visto que o preenchimento manual é suscetível a erro, perdendo confiabilidade.

Recomendamos o uso de software de gestão específico para controle do inventário.

Agora que já descobrimos a importância do inventário e como fazê-lo, surge a pergunta: como usá-lo de maneira eficiente para a redução de custos nas empresas?

Trabalhando na redução de custos nas empresas com a ajuda do controle de inventário

Não basta apenas ter o inventário, para ampliar os seus benefícios na empresa é necessário ter o controle cuidadoso. 

Veja a seguir algumas boas práticas que você pode adotar para tornar o seu inventário ainda mais eficiente.

Monitoramento constante

Só é possível se beneficiar do inventário se ele estiver atualizado e for monitorado constantemente. 

Pode-se estipular prazos e processos para garantir que o trabalho seja feito de maneira eficiente.

O monitoramento garante que a empresa sempre esteja atenta ao uso dos equipamentos e nas oportunidades de reduzir o inventário e os custos.

Analisar vulnerabilidade e identificar oportunidades

A análise da lista ajuda a encontrar vulnerabilidades, por exemplo, um software sem licença e oportunidades, como um equipamento que pode ser melhor aproveitado em outro setor.

Identificar problemas e oportunidades previamente é essencial para garantir que os gastos extras sejam evitados ou entrarem repentinamente na programação de custos.

Atualização e monitoramento automatizado

Automatizar a atualização do inventário reduz a chance de erros e de listagem incorreta de dados, que normalmente acontece quando o controle é feito de forma manual. Uma automatização pode ser um excelente início para a redução de custos nas empresas.

São muitas as vantagens da empresa em usar uma ferramenta de gestão, vale a pena investir em sistemas automáticos de atualização e monitoramento do inventário de TI.

Além disso, estes sistemas poderão gerar relatórios bem úteis na hora da decisão de cortar custos, como veremos a seguir.

Criação de relatórios personalizados

O objetivo mais importante do inventário de T.I. é fornecer as informações necessárias para tomadas de decisões. 

Para isso, a maioria das ferramentas usadas tem a possibilidade de gerar relatórios personalizados a partir de diversos critérios.

Estes relatórios podem mostrar que equipamentos ou licenças são mais onerosos para a empresa, o que dará um bom ponto de partida para a redução de custos nas empresas.

Identificação de informações relevantes

O volume de informações que é possível coletar sobre os ativos de T.I. é enorme e isso pode ofuscar o que realmente importa para uma gestão eficiente. 

Por isso, é importante identificar quais informações são relevantes para sua empresa e saber quais dados são necessários para sua estratégia de negócio, assim poderá gerar relatórios específicos para os custos que deseja analisar.

Envolvimento e capacitação da equipe

A implantação e manutenção do inventário precisa de uma equipe bem engajada para que os objetivos sejam alcançados. 

É importante que todos compreendam a importância e benefícios do inventário de T.I. 

Pense em novas formas de treinamento e capacitação dos funcionários envolvidos no processo. Mas não pense que eles poderão organizar tudo sozinhos, eles precisarão de ajuda profissional.

Ajuda na organização do processo

Agora você já sabe que o controle de inventário ajuda na redução de custos nas empresas. 

Com ele, é possível identificar os problemas antecipadamente e fazer manutenções preventivas antes de um desgaste maior, direcionar ativos para onde será melhor aproveitado, visualizar os custos e identificar onde gerar lucros, entre outros. 

Para aproveitar de todos esses benefícios, use um bom software de gestão para minimizar erros e gerar relatórios personalizados. 

Não se esqueça também das boas práticas que vão potencializar o controle do inventário de TI.

Esse processo pode ser longo e bastante complicado para a empresa organizar no começo, por isso você pode contar com nossa ajuda profissional.

A Telecomplus pode fazer o serviço de controle de inventário no sistema Revenue Share Risk, onde sua empresa só remunera os serviços após efetiva redução de custos nas empresas.

Se desejar uma ajuda especializada para tornar eficaz sua gestão de custos na área de T.I. e telecom, entre em contato comigo e solicite uma avaliação sem custo para identificar as oportunidades em Supply e em toda a cadeia de consumo de T.I. Além disso, vamos te ajudar a entender melhor sua redução de custos nas empresas.