Plano de redução de custos: sua empresa à prova de crises

Os moradores de uma determinada vila procuravam soluções para evitar que as estações secas afetassem suas plantações às margens do rio.

Então, eles resolveram plantar mais árvores para melhorar a retenção de água da chuva. A iniciativa funcionou e o fluxo de água aumentou no rio.

Porém, a solução não foi definitiva. Em pouco tempo, eles perceberam continuarem com problemas de falta de água. Agora eles tinham mais água, mas também estavam gastando muito mais, por isso o problema persistiu.

É isso que acontece com muitas empresas, elas ficam tão focadas em aumentar as vendas que esquecem de concentrar parte de seus esforços num plano estratégico de redução de custos.

Sem a avaliação constante dos custos, a lucratividade da empresa pode ficar comprometida, mesmo que as vendas aumentem. Essa avaliação constante demanda tempo e muita estratégia, mas os resultados são ótimos.

Por que é importante ter um plano de redução de custos

O sonho dourado do empresário é somar todos os custos, aplicar uma margem de lucro e pronto, vamos vender! Mas quem disse que a vida é fácil?

A realidade é que precisamos nos adequar ao preço de mercado para sermos competitivos. Então, o corte de custos se torna essencial quando o assunto é COMPETITIVIDADE!

Essa é a principal razão para criar um plano de redução de custos. Se sua empresa não fizer, provavelmente o concorrente fará. Para manter uma margem de lucro saudável, a empresa precisa gerenciar bem os seus custos.

Entretanto, não é só esse fator a considerar. O plano ajuda a:

• Criar um planejamento melhor e mais preciso dos custos;
• Aumentar os lucros;
• Melhora a saúde financeira da empresa;
• Torna a empresa flexível a mudanças mediante crises de mercado.

Percebe-se que há boas razões para pensar neste assunto. Mas como montar esse plano de redução? 

Vamos falar mais sobre isso neste texto. Antes, porém, vamos entender um pouco sobre os tipos de custos que a empresa pode ter. Especialmente, as que precisam de uma boa estrutura de Telecom e T.I.

Tipos de custos nas empresas

Classificar os custos da empresa é muito importante para planejar reduções mais significativas nos custos. Veja os custos mais comuns:

OPERAÇÕES

• Taxas bancárias e juros;
• Salários, impostos e encargos;
• Insumos, como materiais de escritório;
• Logística e Transporte;

INFRAESTRUTURA FÍSICA

• Água e Luz;
• Limpeza;
• Aluguel e manutenção predial;
• Controle de temperatura;

INFRAESTRUTURA TECNOLÓGICA

• Equipamentos e cabeamento; 
• Depreciação e Manutenção de equipamentos;
• SERVIÇOS
• Licenças de Softwares;
• Servidores;
• Armazenamentos;
• Largura da Banda;

Esses são os custos mais comuns em empresas que precisam de um departamento de T.I. e Telecom bem estruturado.

Note que estes custos não estão ligados ao faturamento da empresa, mas são diretamente relacionados à sua capacidade produtiva.

Portanto, estes custos podem ser difíceis de administrar, caso a empresa não esteja aproveitando bem sua capacidade produtiva no momento. 

Não importa se a empresa vende ou não, os custos estão presentes.

Passo a passo para criar um plano de redução de custos

Agora que você entendeu por que e quais custos deve reduzir, hora de colocar a mão na massa! 

Vamos sugerir um passo a passo para facilitar sua vida na hora planejar sua redução.

REÚNA INFORMAÇÕES

Serão necessários dados que embase suas decisões, portanto a primeira coisa a se fazer é analisar o que acontece atualmente.

Reúna relatórios completos com valores de tudo o que é gasto na empresa para ser usado como parâmetro para o planejamento posterior. 

Uma ótima forma de amenizar os custos de TI é reduzindo o custo por hora de trabalho. Aumentar a produtividade é fazer mais com os mesmos recursos.

Portanto, entender o fator custo x hora da empresa é crucial para planejar uma redução significativa dos custos.

Outro ponto a observar é a taxa de depreciação dos equipamentos tecnológicos, ela precisa ser bem ajustada para garantir que a empresa continue investindo em equipamentos de alto desempenho.

Ter um levantamento de quanto tempo os equipamentos duram, o que está defasado ou ocioso também vai embasar boas decisões no plano de redução.

DIVIDA SEU PLANO EM ETAPAS

Nada de mexer em vários itens ao mesmo tempo, este plano precisa ser contínuo e exige paciência. Lembre-se que redução de custos pode significar mudanças profundas que vão gerar impacto na equipe e na produtividade dos funcionários.

Por isso, o ideal é fazer aos poucos para que todos possam administrar bem as mudanças na rotina.

Para criar as etapas, considere o seguinte:

• Quais as reduções que vão gerar mais economia?
• Quem vai ficar responsável? 
• Quanto tempo vai levar para implementar a solução?

Estas etapas são importantes também para criar metas, delegar tarefas e estipular prazos de execução e monitorar os resultados.

PLANO DE AÇÃO

De posse de todas as informações da empresa, hora de identificar quais as possíveis soluções de redução de custos disponíveis no mercado.

Isso não é simples, será preciso pesquisar opções, fazer cotações, analisar a diferença entre produtos / serviços e tomar uma decisão.

Com base nesta pesquisa, o gestor poderá tomar 4 possíveis decisões de redução:

1) Otimização dos recursos

A forma como a empresa utiliza determinado produto / serviço sempre deve ser avaliada para reduzir os custos. 

Exemplos que ajudam a utilizar melhor os recursos são: evitar impressões desnecessárias, utilizar comunicações via email ao invés de ligações, evitar deslocamento de pessoas criando reuniões online, avaliar a possibilidade de reduzir a infraestrutura física, etc.

2) Nova solução

Pensar em ferramentas de última geração e adotar novos sistemas de automação podem ser soluções interessantes para aumentar a produtividade e posteriormente reduzir os custos.

3) Renegociação

Tentar renegociar os preços com os fornecedores é sempre um bom caminho para reduzir os custos. A vantagem deste sistema é que o impacto na equipe é menor, já que a solução já está em uso na empresa.

4) Troca de fornecedores

Quando não há acordo com o fornecedor ou o serviço / produto não atende bem às necessidades da empresa pode ser hora de trocar de fornecedor. Ao optar pela troca, tenha certeza de que sabe bem o que o novo parceiro oferece.

Ter um produto / serviço mais barato, mas que atrapalha a produtividade da equipe, não é viável. O custo por hora de trabalho vai continuar alto.

O objetivo deve ser investir em produtividade. Por exemplo, garantir um servidor com alto uptime pode melhorar a estabilidade do serviço e consequentemente a eficiência da equipe.

Há muitos outros fatores a serem analisados para tomar decisões na hora de reduzir custos: Como tomar decisões inteligentes? Como identificar as dificuldades?

Convido vocês a analisarem mais sobre o assunto lendo o artigo em nosso blog: Aumente sua competitividade com redução de custos.

PEÇA AJUDA

Reduzir custos de Telecomunicações e T.I. é complexo e o gestor precisa de ajuda especializada.

Ao trocar de fornecedores, é difícil entender o impacto na qualidade oferecida, alguns serviços parecem ter pouca margem de negociação, são contratos engessados e a linguagem é confusa. 

Então o gestor precisa estudar T.I. para reduzir custos? Claro que não, ninguém tem tempo para isso.

Para reduzir custos de forma garantida e segura, sua empresa pode contar com a consultoria da Telecomplus.

Somos especializados na redução de custos da área de Telecomunicações e T.I. sem impactar as operações diárias da empresa.

Nós poderemos ajudar a montar todo o seu plano de redução de custos e oferecer nossa experiência de mercado em indicar os melhores produtos e serviços disponíveis para sua empresa.

A remuneração da Telecomplus é baseada nos valores economizados por sua empresa, portanto, os resultados são garantidos.

Que tal deixar que expliquemos mais sobre o assunto? Ao clicar neste link e solicitar um ‘Quick Assessment’ com nossa equipe, podemos apontar algumas oportunidades de redução de custos para sua empresa.

Vamos conversar?